Monter un syndic de copropriété : que faut-il savoir ?

Plusieurs organismes sont mis sur pied dans une copropriété pour faciliter sa gestion et le vivre-ensemble. Le syndic de copropriété en fait partie. Il joue plusieurs rôles déterminants dans le bon fonctionnement de la copropriété. Sa constitution répond également à certaines règles.

Qui peut monter un syndic de copropriété ?

Selon l'alinéa 1 de l'article 28 du décret en date du 17 mars 1967, toute personne physique ou morale peut assumer les fonctions de syndic. En fonction de la qualité de la personne qui joue ce rôle, on distingue différents types de syndics de copropriété. Il existe tout d'abord le syndic professionnel. Cela peut être une personne physique ou une entreprise (cabinet de syndic). Tous les syndics professionnels ont l'obligation de détenir une carte professionnelle. Celle-ci porte la mention « gestion immobilière » et est délivrée par les services de la préfecture du département où le syndic professionnel exerce son activité. Pour monter un cabinet de syndic professionnel, il faut :

• avoir une garantie financière d'au moins 110 000 euros,
• disposer d'un diplôme ou d'une expérience professionnelle en phase avec les missions d'un syndic de copropriété,
• avoir souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle et disposer d'un compte bancaire.

On retrouve ensuite le syndic de copropriété non professionnel ou bénévole. Celui-ci est généralement l'un des copropriétaires ou l'un des conjoints de ces derniers. Il est élu par l'assemblée générale. On trouve ce type de syndic le plus souvent dans les petites copropriétés où la gestion peut facilement se faire. Le syndic de copropriété non professionnel n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle.

Enfin, il existe le syndic coopératif. Il est élu par les membres du conseil syndical. Pour gérer une copropriété sous cette forme, il faut un vote à la double majorité de l'article 26. Pour mieux comprendre le fonctionnement de la copropriété, vous pouvez lire le décret du 17 mars 1967 ou parcourir quelques sites de réseaux d'agences immobilières et syndic.

Quelles sont les étapes pour monter un syndic de copropriété ?

Pour créer un syndic de copropriété professionnel ou cabinet, vous devez rédiger les statuts de l'entreprise puis procéder à son immatriculation. Il est interdit d'exercer en tant qu'auto-entrepreneur lorsque l'on crée une entreprise de syndic. L'immatriculation doit se faire auprès du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de l'URSSAF, si vous souhaitez une société individuelle. Pour la création d'une société, il faut effectuer l'immatriculation auprès du CFE de la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie).

Le syndic de copropriété bénévole est mis sur pied par les copropriétaires. C'est une personne physique ou morale (membre de la copropriété) qui est élue par l'assemblée générale des copropriétaires à la majorité de l'article 25. Le vote tient compte de la majorité des copropriétaires présents au cours de la séance. Avant ce scrutin, l'assemblée consulte préalablement les dossiers de plusieurs candidats au poste. Pour mettre en place un syndic de copropriété coopératif, l'assemblée générale doit voter pour valider ce choix à la majorité absolue des voix. Elle procède ensuite au vote des membres du conseil syndical. Ce dernier élit par la suite le syndic de copropriété coopératif.

Les missions que doit remplir un syndic de copropriété

Le syndic de copropriété a pour mission d'assurer la gestion quotidienne de la copropriété. Il est le représentant légal du syndicat des copropriétaires, principalement devant la justice. Le syndic est également chargé de l'administration et de la conservation de la copropriété. C'est lui qui souscrit les assurances de l'habitation et recrute le personnel en charge de son entretien. Il élabore par ailleurs le budget prévisionnel. C'est aussi le syndic de copropriété qui établit les comptes du syndicat des copropriétaires. Il a pour mission de faire les décomptes individuels de charges de chacun des propriétaires.

Il effectue le recouvrement des charges auprès de tous les copropriétaires et s'occupe de l'archivage de tous les documents de la copropriété. Le syndic de copropriété ne prend pas de décisions. Il met simplement en application celles votées durant l'assemblée générale des copropriétaires. C'est uniquement en cas d'urgence et dans certaines circonstances qu'il peut décider tout seul. Le syndic peut prendre unilatéralement une décision pour la réalisation de travaux indispensable à la sauvegarde de la copropriété, par exemple.

Les obligations du syndic

Le syndic de copropriété a l'obligation d'informer tous les habitants du logement des décisions qui ont été prises en assemblée générale. Il a également le devoir de convoquer une assemblée générale une fois par an, au minimum. Au cours de cette rencontre, le syndic assure le secrétariat et produit et diffuse le procès-verbal de la séance. Il a le devoir de créer et de mettre à jour chaque année, la fiche synthétique.

Il s'agit d'un document qui informe les copropriétaires sur les règles de fonctionnement de la copropriété et sur son état. Le syndic est tenu de faire respecter ce règlement comme il doit le faire pour les décisions issues de l'assemblée générale. De plus, il réalise et met à jour le carnet d'entretien de l'immeuble et la liste des copropriétaires. Il procède par ailleurs à l'immatriculation de la copropriété comme le stipule la loi.

Le syndic de copropriété est tenu de soumettre ses comptes aux votes des copropriétaires. Il se doit d'ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat. Ce compte doit être séparé de ses autres comptes, notamment s'il administre plus de 15 lots. Il versera ensuite la totalité des sommes perçues au nom du syndicat des copropriétaires sur ce compte. Cet organisme est également tenu d'avoir une assurance responsabilité civile même si la loi ne l'y oblige pas. Qu'il soit professionnel, bénévole ou coopératif, sa responsabilité est engagée en cas de mauvaise gestion.

Comment et pourquoi immatriculer votre copropriété ?

Immatriculer une copropriété, c'est l'enregistrer dans le registre national des copropriétés.

Le processus d'immatriculation de copropriété

L'opération se fait auprès de l'Agence nationale de l'habitat (ANAH). L'immatriculation de la copropriété se déroule en ligne sur la plateforme sécurisée du registre des copropriétés. Sur le site, il faut créer un compte et l'active avec un code d'activation. Une fois l'activation du compte effectuée, vous pouvez procéder à l'immatriculation en saisissant les informations requises dans les cases appropriées.

Après le contrôle des informations, vous recevrez votre numéro d'immatriculation dans un délai de 5 jours. La démarche est réalisée par le syndic de propriété sauf dans le cas où il s'agit d'une nouvelle copropriété. Dans ce cas, c'est le notaire qui s'en charge. La responsabilité incombe au mandataire ad hoc ou bien à l'administrateur quand la copropriété est sans syndic ou fait l'objet d'une procédure judiciaire à cause de difficultés financières.

Le rôle de l'immatriculation de la copropriété

L'inscription au registre national des copropriétés permet au syndic d'établir chaque année la fiche synthèse. Cette dernière est comme une carte d'identité pour la copropriété. Elle rassemble toutes les informations la concernant :

• les détails sur le syndicat des copropriétaires,
• le type de gouvernance,
• les données financières,
• les informations sur le bâti,
• les éventuelles procédures judiciaires ou administratives en cours, etc.

Les données ainsi renseignées sont conservées par l'ANAH. Cela permet à l'État de connaître les différentes copropriétés. Les particuliers et les professionnels peuvent quant à eux consulter le registre pour avoir des statistiques et accéder à un annuaire des copropriétés. L'immatriculation de la copropriété est également utile en cas de travaux de rénovation. Elle vous permet de bénéficier d'aides à la rénovation. Vous ne pouvez en effet pas demander certaines aides et subventions dans le cadre de travaux énergétiques si la copropriété n'est pas enregistrée comme imposée par la loi ALUR. Sans cela, vous ne pouvez pas prétendre, par exemple, à l'éco-prêt à taux zéro ou à la prime MaPrimeRénov.

Changement de syndic : comment faire ?

Pour changer de syndic, vous devez respecter certaines étapes.

Changement de syndic : la mise en concurrence

Il s'agit de mettre en concurrence plusieurs syndics afin de faire une comparaison des offres. La mise en concurrence est effectuée par le conseil syndical. La démarche se déroule avant l'assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle se fera la désignation du nouveau syndic de copropriété. Vous pouvez toutefois sauter cette étape si durant l'année précédente la majorité absolue a décidé de ne pas faire de mise en concurrence.

Le vote

Après la mise en concurrence, le syndic convoque l'assemblée générale pour désigner le nouveau syndic. Cette convocation doit se faire avant l'échéance de son mandat. Le syndic annexe à l'ordre du jour les projets de contrat de syndic reçus après la mise en concurrence. L'assemblée vote alors à la majorité absolue pour chaque contrat. Un second tour peut être organisé si aucun projet n'obtient la majorité absolue et qu'un contrat a tout de même obtenu 1/3 des voix de l'ensemble des copropriétaires.

La passation de charges lors du changement de syndic

Une fois le nouveau syndic élu, l'assemblée décide des dates de fin de contrat du précédent syndic. Elle fixe également une date pour la prise de service du nouveau. Le procès-verbal de la séance est rédigé par le secrétaire de séance. Le nouveau syndic a quant à lui un délai d'un mois pour le produire et l'envoyer aux copropriétaires défaillants ou opposants. L'ancien syndic doit de son côté remettre certains documents en respectant des délais de transmission qui varient en fonction de la nature du document. Ce délai est, à titre d'exemple, de 15 jours pour les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires.