Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, il est essentiel de disposer d'un outil efficace et sécurisé pour gérer les documents importants. MyPeopleDoc, une application développée par UKG HR Service Delivery, répond à ce besoin en offrant un coffre-fort numérique permettant aux employés et aux employeurs de stocker, partager et accéder facilement à leurs documents.
Dans cet article, nous allons explorer les principales fonctionnalités de cette solution innovante.
La centralisation des documents
Un des principaux atouts de MyPeopleDoc est sa capacité à centraliser tous les documents liés à la vie professionnelle des employés. En effet, grâce à son interface intuitive, il est très simple de classer et d'organiser les différents types de documents tels que :
- Les contrats de travail ;
- Les fiches de paie ;
- Les attestations d'emploi ;
- Les documents de formation ;
- Les justificatifs d'absence ou de congés.
Cette centralisation permet non seulement de faciliter l'accès aux documents pour les employés, mais également de simplifier la gestion administrative pour les responsables RH.
Une accessibilité optimale
L'une des forces de MyPeopleDoc réside dans sa facilité d'accès. Grâce à une application mobile dédiée, les utilisateurs peuvent consulter et télécharger leurs documents où qu'ils soient et à tout moment.
De plus, l'application est compatible avec les principaux systèmes d'exploitation (iOS et Android), ce qui garantit une accessibilité optimale pour tous les employés.
Au-delà de la consultation des documents, MyPeopleDoc facilite également leur partage entre les différents acteurs de l'entreprise. Il est ainsi possible d'envoyer facilement un document à un collègue ou de le soumettre à l'approbation d'un responsable.
Cette fonctionnalité simplifie grandement les échanges au sein de l'organisation et permet de gagner en efficacité.
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La sécurité des données
MyPeopleDoc accorde une grande importance à la sécurité des données qu'elle traite. En effet, l'application utilise des protocoles de chiffrement avancés pour garantir la confidentialité des informations stockées.
Par ailleurs, elle respecte les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), assurant ainsi une conformité totale en matière de protection des données personnelles.
Des sauvegardes régulières
Afin de prévenir toute perte accidentelle de données, MyPeopleDoc réalise des sauvegardes régulières de son contenu.
Ces copies de sauvegarde sont elles-mêmes stockées dans des serveurs sécurisés, garantissant ainsi une protection maximale contre les incidents informatiques.
Une solution personnalisable
En fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, MyPeopleDoc propose différentes options de personnalisation.
Il est notamment possible de :
- Configurer les types de documents disponibles ;
- Modifier l'apparence de l'application à l'image de la marque ;
- Paramétrer les niveaux d'accès aux documents pour les différents utilisateurs.
Cette modularité permet à chaque organisation d'adapter MyPeopleDoc en fonction de ses besoins et de ses contraintes internes.
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Un accompagnement complet
Afin d'assurer une prise en main rapide et efficace de l'application, MyPeopleDoc offre un accompagnement complet tout au long de la mise en place du projet. Les équipes de UKG HR Service Delivery sont ainsi à disposition pour :
- Réaliser des démonstrations de l'outil ;
- Former les utilisateurs à son utilisation ;
- Assister dans la configuration et la personnalisation de l'application ;
- Répondre aux questions et résoudre les problèmes rencontrés.
Cet accompagnement garantit une implémentation réussie de l'outil et une adoption optimale par les employés.
Un support technique disponible
En complément de l'accompagnement initial, MyPeopleDoc dispose également d'un support technique réactif et compétent. Les utilisateurs peuvent ainsi solliciter de l'aide en cas de problème ou de question, ce qui assure une expérience utilisateur optimale.
L'intégration avec d'autres outils professionnels
Il est indéniable que la digitalisation des processus administratifs est un élément clé pour les entreprises modernes. Dans cette optique, une des fonctionnalités phares de MyPeopleDoc est sa capacité à s'intégrer facilement avec d'autres outils professionnels couramment utilisés.
Le besoin de travailler de manière fluide avec des plateformes telles que Microsoft Teams, Slack ou encore des CRM comme Salesforce, est plus prégnant que jamais. Grâce à des API robustes et des partenariats stratégiques, MyPeopleDoc offre la possibilité de connecter ses services à ces plateformes.
Cette intégration permet de réduire les silos de données et d'améliorer la productivité au sein des entreprises :
- Importation automatique des documents depuis d'autres plateformes ;
- Notifications instantanées lors de l'ajout d'un nouveau document ;
- Synchronisation des listes d'employés avec les systèmes RH existants.
Les retours clients : un gage de fiabilité
Depuis sa création, MyPeopleDoc a gagné la confiance de nombreuses entreprises à travers le monde. Des entreprises du CAC 40 en France, aux startups innovantes de la Silicon Valley, l'efficacité de cet outil est régulièrement saluée.
Ces témoignages et retours positifs sont précieux car ils permettent d'attester de la fiabilité, de la robustesse et de l'efficacité de la solution dans différents contextes d'utilisation.
Ces retours ont d'ailleurs contribué à l'évolution constante de l'application, avec l'ajout régulier de nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs.
L'avenir de MyPeopleDoc
Face à un monde professionnel en perpétuelle évolution, se projeter dans l'avenir est essentiel. Les équipes de UKG HR Service Delivery sont constamment à la recherche de nouvelles innovations. Qu'il s'agisse de l'intelligence artificielle pour la catégorisation automatique des documents, de la réalité augmentée pour la formation des nouveaux employés, ou encore de nouvelles normes de sécurité, MyPeopleDoc s'efforce de rester à la pointe de la technologie.
De plus, avec l'essor du télétravail, la demande pour des outils de gestion de documents en ligne, sécurisés et accessibles à distance, est amenée à augmenter. MyPeopleDoc, en anticipant ces besoins, est idéalement positionné pour accompagner les entreprises dans cette transition.
En somme, MyPeopleDoc est une solution complète et sécurisée pour la gestion des documents en entreprise. Sa facilité d'utilisation, sa flexibilité et son niveau de sécurité en font un outil indispensable pour les organisations souhaitant optimiser leur gestion administrative et offrir un service de qualité à leurs employés.
L'outil est disponible à partir de 0,01€ par employé.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette page.
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