Pour assurer la gestion administrative au sein d’une entreprise, l’outil informatique est un indispensable. Des logiciels sont déployés et utilisés par les entreprises pour faciliter la collecte et le traitement des données, qui permettent de gérer plus facilement et plus efficacement les affaires. Parmi les outils informatiques les plus utilisés dans ce domaine figurent notamment les logiciels de paie.
En quoi consiste l’utilité de ces derniers ? Quelle est la principale fonctionnalité d’un logiciel de paie ? C’est ce que nous vous invitons à découvrir ici.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Commençons avant toute chose par définir ce qu’est un logiciel de paie. Il s’agit d’un outil informatique permettant d’automatiser la collecte des données relatives à la paie des employés de l’entreprise. Il permet également d’effectuer le traitement et le calcul de ces données, et d’assurer une partie de la gestion administrative du personnel.
Le logiciel de paie est donc un outil qui permet de simplifier les processus relatifs aux ressources humaines concernant le management de la paie. L’objectif est ainsi d’assurer ce suivi depuis l’embauche de l’employé jusqu’à son départ.
Le logiciel de paie permet ainsi de produire des fiches de paie adaptées à la situation personnelle de chaque salarié de l’entreprise, et qui soient conformes à la législation mise en place.
Sur le marché, plusieurs types de logiciels de paie sont disponibles, du produit gratuit au logiciel de paie SIRH plus poussé (Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines) en passant par l'outil standard. En fonction de la taille de votre entreprise et des besoins déterminés, l'un s'imposera plus qu'un autre. Bien évidemment, parmi les avantages du logiciel de paie gratuit, le principal est bien évidemment de vous faire économiser de l'argent.
Les avantages d’un logiciel de paie
Le premier avantage de la mise en place d’un logiciel de paie, et qui est le plus évident, réside dans le gain de temps. Il permet d’éviter de soumettre les tâches relatives au management de la paie des salariés au personnel des ressources humaines, qui sont des tâches chronophages et énergivores.
Outre l’optimisation du temps, l’utilisation d’un logiciel de paie confère de nombreux autres bénéfices au sein de l’entreprise, notamment les suivants :
- La réduction du risque d’erreur. Les erreurs humaines dues à l’inattention, mais aussi au fait de ne pas tenir compte des dernières règles sociales, sont évitées par un logiciel infaillible et qui effectue des mises à jour régulières.
- Réduction du risque d’oubli. Les dossiers à traiter concernant la paie sont nombreux, et vous plongent parfois dans une série de détails très propice à l’oubli. Avec l’automatisation du management de la paie, ces risques n’ont plus lieu d’être.
- La garantie d’être à jour avec les dernières normes et règles imposées par la législation, de façon automatique.
- Réduction des coûts : en vous préservant de confier les tâches relatives à la gestion de la paie à un personnel humain, vous vous permettez de réaliser de grandes économies.
Les fonctionnalités d’un logiciel de paie
Les fonctionnalités ne sont pas les mêmes d’un logiciel de paie à l’autre. En effet, même s’il est vrai que quelques fonctionnalités de base sont communes à la plupart des logiciels de ce type, il en existe d’autres, supplémentaires, que l’on ne retrouve pas partout, notamment dans les logiciels de paie gratuits. C’est pourquoi chaque entreprise doit effectuer une étude préalable afin de déterminer, en fonction de ses besoins mais aussi des limites de son budget, le logiciel de paie qui lui soit le plus adapté.
Voici une liste de fonctionnalités que l’on retrouve généralement au sein d’un logiciel de paie.
Le calcul de la paie, principale fonctionnalité d’un logiciel de paie
Bien évidemment, c’est la fonctionnalité d’un logiciel de paie. Tous les logiciels de paie sont donc équipés au moins de cette fonctionnalité.
Le calcul de la paie est effectué par le logiciel, en tenant compte des différents facteurs, à savoir les taux légaux applicables, ainsi que les éléments variables tels que les heures supplémentaires, les congés payés, les arrêts maladie et autres. On évite ainsi les erreurs de paiement et les problèmes de comptabilité.
Calcul du prélèvement à la source
Le prélèvement à la source doit être versé à l’URSSAF. Le logiciel de paie doit pouvoir effectuer le calcul, la collecte et le versement du prélèvement à la source.
Là encore, c’est une tâche chronophage et qui engendrerait beaucoup de coûts si elle venait à être confiée à un personnel humain.
Fourniture des documents de contrôle de la paie
Le logiciel de paie doit également vous permettre de consulter les documents de reporting et de contrôle de la paie. En effet, un tel logiciel ne se contente pas d’effectuer des calculs, il doit également permettre la consultation des données.
Ainsi, un logiciel de paie permet généralement d’afficher produire des états de contrôle et d’éditer un tableau de bord relatif aux ressources humaines.
La production des documents
La production des documents regroupe plus d’une fonctionnalité de logiciel de paie. En effet, la production de documents regroupe plusieurs dossiers. Tout d’abord, le bulletin de paie simplifié, qui doit être édité et transmis à chaque salarié. Le logiciel doit également tenir à la disposition du travailleur son bulletin de paie complet.
Autre type de document qui doit être pris en compte dans une fonctionnalité d’un logiciel de paie, l’ensemble des déclarations sociales obligatoires. Cela concerne notamment la déclaration unique d’embauche ainsi que la déclaration sociale nominative.
Enfin, quelques documents obligatoires doivent également être pris en charge par le logiciel de paie de l’entreprise, et il s’agit notamment des contrats de travail, des certificats de travail ou encore des soldes de tout compte.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Ainsi que nous l’avons évoqué, le choix d’un logiciel de paie doit répondre à certains critères. Il s’agit tout d’abord de définir le budget que l’entreprise peut se permettre d’attribuer à un tel logiciel. Définir le budget vous permettra de connaître vos limites, concernant les logiciels qui vous sont accessibles et ceux qui ne le sont pas. Bien évidemment, regardez en premier lieu les logiciels de paie gratuits, ils peuvent en effet répondre dans bien des cas.
Ensuite, la définition des contraintes doit reposer sur 2 autres axes, qui sont en l’occurrence les suivants :
- Les contraintes techniques, relatives à l’hébergement, la capacité de maintenance, etc.
- Les contraintes relatives aux ressources, c’est-à-dire à la compétence du personnel qui sera censé installer et utiliser le logiciel.
Outre les contraintes, il faut également définir les objectifs. Qu’attendez-vous du logiciel de paie ? Avez-vous besoin de plus de flexibilité, de plus de fonctionnalités qu’un logiciel de paie basique ? A vous de répondre à ces questions.
Fondateur de Blog-United et d’autres médias en ligne, Yvan est un grand passionné du web. Blogueur depuis plus de 15 ans, il est fan de séries, de jeux vidéo, d’Art, de sport ou encore de nouvelles technologies.
