Les points clés de l’utilisation de votre virtual data room

Virtual data room est activement utilisée par les avocats et les entreprises pour mener des opérations de fusions et acquisitions. Ils sont pratiques et sûrs. Mais peu de personnes utilisent les services VDR dans les entreprises. Pour l’essentiel, la communication se fait par des moyens traditionnels : messagers, e-mail, services cloud, etc. Cependant, la réalité d’aujourd’hui est que chaque entreprise, quelle que soit sa taille et son domaine, doit protéger ses informations contre les fraudeurs et les cybercriminels.

La protection adéquate des fichiers confidentiels ne peut être assurée que par data room électronique. Nous verrons les points clés de la façon dont VDR peut être utilisé.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ?

VDR est un stockage en nuage qui offre le degré de protection maximal et garantit la sécurité de vos données. À l’aide d’une virtual data room, les entreprises peuvent échanger en toute sécurité des documents avec des partenaires, des clients et des employés.

De plus, la data room est utilisée pour le travail collaboratif sur un projet ou une convention. L’un des plus grands avantages d’une data room virtuelle est la possibilité de travailler en équipe, étant dans n’importe quel coin du monde.

VDR est principalement utilisé lors de la conclusion d’accords de fusion et acquisition, pour une vérification et un audit complets.

Avantages de la data room électronique par rapport aux salles physiques

Les grandes entreprises abandonnent de plus en plus les salles de réunion physiques et préfèrent les datarooms sécurisées. Tout ça parce que :

  1. VDR est moins cher. Pour effectuer des transactions dans une salle physique, l’entreprise doit non seulement payer un loyer, mais également une sécurité et une vidéosurveillance 24h/24. Il sera beaucoup moins cher d’acheter une salle virtuelle pendant un mois ou deux.
  2. Dataroom est plus pratique. Les spécialistes, partenaires ou acheteurs n’ont pas besoin de se déplacer pour étudier les documents. Ils peuvent mener toutes les opérations, étant dans n’importe quelle ville.
  3. Les datarooms sont plus sûres. Les documents physiques risquent toujours d’être perdus ou détruits accidentellement. Il est presque impossible de perdre des fichiers dans VDR.

Avantages dataroom

Les points clés de l’utilisation du logiciel de dataroom

Pour utiliser VDR efficacement, il est nécessaire de savoir quelles fonctions elle peut remplir. Les fournisseurs de services proposent des salles virtuelles avec un ensemble différent de fonctionnalités.

Mais il y a des points principaux auxquels il faut prêter attention.

Sécurité

L’un des points clés de l’utilisation de VDR est la sécurité des documents et des fichiers. Les datarooms virtuelles protègent les données à la fois au moment du téléchargement et pendant le stockage.

Lorsque des fichiers sont chargés dans une dataroom, ils sont les plus vulnérables. C’est à ce moment que se produisent un plus grand nombre de vols de données personnelles et confidentielles. C’est pourquoi les fournisseurs chiffrent les données à l’aide de la technologie SSL et protègent vos informations confidentielles contre les pirates et les cybercriminels.

Mais le cryptage des données n’est que la première étape. La seconde étape est l’authentification utilisateur multi-facteurs. En plus du mot de passe habituel pour confirmer votre identité, vous devez effectuer plusieurs opérations. Cela empêche le piratage de la data room.

La troisième étape est l’imposition de filigranes dynamiques, d’étiquettes ou de grilles. Cette méthode protège contre les fuites de données confidentielles.

De plus, le logiciel de dataroom n’a pas besoin d’être installé sur un ordinateur personnel. Toutes les fonctions sont utilisables en ligne. Une telle solution protège vos données confidentielles des attaques de virus. Et pour une sécurité maximale, les fournisseurs utilisent des pare-feux réseau.

Prévenir l’erreur humaine

Personne n’est à l’abri des erreurs. Mais certains d’entre elles valent des millions pour les entreprises. Une dataroom sérieuse évite la plupart de ces erreurs.

Contrairement au stockage en nuage traditionnel, VDR vous donne un contrôle total sur les fichiers, même lorsqu’ils ont déjà été téléchargés.

Les administrateurs ont le pouvoir de :

  • restreindre l’accès aux fichiers ;
  • révoquer les droits d’accès même aux documents déjà enregistrés ;
  • suivre qui a utilisé les documents et quand ;
  • surveiller toutes les modifications ;
  • interdire l’impression et l’enregistrement de documents importants.

Étant donné que l’administrateur a la capacité de surveiller toutes les modifications apportées aux documents, il peut rapidement remarquer une erreur et la corriger.

Bénéfice maximal de l’accord

Data room permet de collecter toutes les statistiques sur les potentiels investisseurs, repreneurs ou partenaires. Parce que VDR dispose de nombreux outils d’audit utiles, vous pourrez obtenir des informations:

  • combien de temps l’acheteur, l’investisseur, etc, examine les documents ;
  • à quels documents il accorde le plus d’importance.

De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur les investisseurs ou les acheteurs qui souhaitent coopérer avec vous. Vous pourrez également identifier les demandes potentielles des partenaires et préparer en amont tout le nécessaire. Vous ne manquerez pas une bonne affaire.

Accélérer la conclusion de l’accord

La plupart des transactions nécessitent une vérification complète des données. Cela prend généralement beaucoup de temps et ralentit tous les processus. Les VDRs disposent de tous les outils pour effectuer des inspections et des audits, des négociations en ligne et apporter toutes les modifications nécessaires aux documents.

Et certaines datarooms offrent la possibilité d’apposer immédiatement une signature électronique. Avec l’aide de virtual data room, des accords importants seront conclus plusieurs fois plus rapidement.

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