Les meilleurs trucs et astuces pour la messagerie Gmail

La messagerie Gmail est à l’image de nombreux logiciels de bureautique. On utilise, au quotidien, qu’un nombre limité des possibilités offertes. Pourtant elle regorge de fonctionnalités qui permettent de vous simplifier, non seulement la vie, mais aussi d’améliorer votre productivité et donc de vous libérer du temps pour faire autre chose.

Rien ne vaut un exemple : si vous manquez d’espace (votre compte Google dispose gratuitement de 15 Go), cela vous arrivera inévitablement, au lieu de vous expliquer comment en libérer, on vous proposera d’en acheter. Alors qu’il suffit de taper dans le champ de recherche de Gmail "has:attachment larger:5M" (à vos de fixer la taille, ici 5M pour 5 MB) et ainsi d’afficher tous les mails accompagnés de pièces jointes que vous avez, très certainement, déjà dû sauvegarder sur votre disque dur interne ou externe.

Nous allons essayer dans ce guide très complet de vous révéler un ensemble de fonctionnalités qui feront de votre messagerie Gmail la véritable pièce maitresse de votre système de communication.

Nous tenterons de vous proposer à la fois des outils pour booster votre productivité, mais aussi pour sécuriser vos échanges, réparer des petites bêtises aussi, etc.

Si vous souhaitez simplement quelques astuces pour mieux gérer votre messagerie Gmail, rendez-vous directement en milieu de guide.

Contenus masquer

Gmail - Un peu d'histoire et de chiffres sur la messagerie de Google

Gmail fêtera bientôt ses 15 ans. En effet, la messagerie gratuite de Google a été lancée le 1er Avril 2004, dans un premier temps sur invitation, et disposait d'un espace de stockage de 1 Go (contre 15 aujoud'hui). 16 ans plus tard, la messagerie Gmail compte plus de 1,8 milliards d'utilisateurs dans le monde (d'après le géant du web). Beaucoup ont délaissé Hotmail (maintenant Outlook) ou Yahoo ! Mail pour se tourner vers le service de courriel proposé par  le géant Google connu également pour son moteur de recherche ou encore Youtube.

Cette dernière est même souvent utilisée comme messagerie professionnelle. Il est d'ailleurs possible de configurer un nom de domaine (NDD) sur Gmail (par exemple prenom.nom@monnomdedomaine.fr).

Il s'agit d'un webmail, utilisable via un navigateur internet. Pour autant, il est possible d'utiliser son compte mail via un client de messagerie (Mozilla Thunderbird par exemple). Il faudra alors configurer le logiciel en y renseignant le serveur de réception et le serveur d'envoi.

Le courrielleur est également disponible sur smartphone, une application Android est présente sur l'ensemble des mobiles accompagnés du petit robot vert. Bien évidemment quand j'utilise Gmail depuis plusieurs appareils, il y a une synchronisation de mes mails.

Google Mail dispose d'un antispam assez puissant qui filtre les éléments indésirables pour vous.

Une version alternative est même proposée depuis 2014 avec Inbox, qui jouit d'une nouvelle interface et d'un tri automatique et intelligent des mails.

Lors d'une création d'un compte de messagerie Gmail, une adresse mail en @gmail.com est créée (@ se dit arobase). Celle-ci sert ensuite de connexion aux nombreux services Google (Google apps) comme Google Drive, Google Maps, Google Business, Youtube, etc...

Il est possible de disposer de plusieurs adresses et de les regrouper dans une seule et unique boîte email.
Infographie Gmail 2020
Vous pouvez intégrer cette infographie à votre site internet si vous le souhaitez. Nous vous demandons s'il vous plaît de faire un lien vers cet article en contrepartie.

Comment créer un compte Gmail

Comme vous avez pu le voir dans l'infographie ci-dessus, le service de Google est le leader sur le marché. Aussi, si vous n'avez pas encore adhérer à ce service en ligne, voici comment créer votre adresse mail en quelques étapes.

Pour créer un compte Gmail, rien de plus simple, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Rendez vous à l'adresse suivante : https://accounts.google.com/SignUp
  2. Renseignez les champs liés à l'authentification comme cela est demandé. Vous devez saisir votre prénom, votre nom, le nom d'utilisateur souhaité ainsi qu'un mot de passe.
    creation-compte-messagerie-gmail
  3. Renseignez ensuite les questions liées à la sécurité de votre compte. Il est notamment très important de mettre une adresse de récupération valide.
    Créer votre compte Google
  4. Acceptez les conditions générales d'utilisation

Après ces 4 étapes pour créer une adresse Gmail, vous pourrez utiliser votre compte. La suite de cet article vous sera très utile pour comprendre comment fonctionne le service, mais également pour utiliser votre boîte mail de la meilleure des façons.

Comment fonctionne la messagerie Gmail

Son interface est assez soignée et intuitive pour une personne qui débute avec. Dans la partie gauche, vous trouvez vos différents dossiers dont notamment :

  • Boîte de réception : dossier dans lequel arrivent vos nouveaux mails
  • En attente : les emails en cours d'acheminement
  • Elements envoyés : les différents courriers électroniques envoyés via Gmail
  • Brouillons : les courriels en cours d'écriture et à finaliser
  • Spam : les courriers indésirables que vous avez reçus
  • Corbeille : les différentes suppressions effectuées
  • ...

En cliquant sur un dossier, dans la partie centrale vous retrouvez tous les mails contenus dans celui-ci.

Dans le dossier de réception, 3 onglets vous permettent de switcher entre votre boîte principale, celle dédiée aux réseaux sociaux et enfin celles des promotions.

En haut de page, vous retrouvez une barre de recherche très pratique pour trouver un mail que ce soit par sujet, par adresse mail ou bien par mot clé.

Enfin dans la partie gauche, sachez que des outils Google sont intégrés à la messagerie Gmail. Vous retrouvez notamment l'Agenda, Keep et Tasks. Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres modules.

Pour créer un nouveau courrier électronique, rien de plus simple. Un gros bouton "Nouveau message" est situé en haut à droite.

Comment supprimer des messages dans la messagerie Gmail

Pour supprimer des messages, que ce soit dans votre boîte de réception ou dans un autre dossier, cela ne pose aucune problème. Il suffit tout simplement de suivre les étapes suivantes selon votre cas de figure.

Supprimer un mail

Pour supprimer un mail bien identifié :

  1. cocher la case à gauche du sujet
  2. cliquer sur l'icône supprimer (en forme de corbeille)

Supprimer un message dans Gmail

Si vous souhaitez supprimer plusieurs mails de votre messagerie Gmail, faites la même opération en prenant soin d'avoir coché les cases correspondantes.

Attention, les mails supprimés seront déplacés à la corbeille. Il faudra vider celle-ci pour les supprimer totalement.

Supprimer tous les mails de la boîte de réception ou d'un autre dossier

Pour supprimer la totalité de la boîte de réception ou d'un autre dossier :

  • cocher la case au-dessus du listing de tous les mails
  • cliquer sur l'icône supprimer (en forme de corbeille)

Supprimer tous les mails de son compte Gmail

Vous souhaitez supprimer la totalité des emails, à savoir ceux reçus, archivés et envoyés... C'est tout à fait possible.

Pour faire cela, il suffit de cliquer sur le lien suivant https://mail.google.com/mail/u/0/?pli=1#all et de répéter les étapes de suppression ci-dessus.

Les trucs et astuces pour la messagerie Gmail

La barre de recherche et ses mots-clés

Nous l’avons vu en introduction, l’utilisation de quelques mots-clés dans le champ de recherche de votre boîte Gmail vous permet de trouver des pièces jointes et de faire du ménage. Mais parfois vous recherchez un courriel et, la seule chose dont vous vous rappelez, ce sont quelques mots, un titre, un nom ou un prénom, etc...

Vous pouvez alors taper dans la barre "blablabla in:all". Ici elle cherchera dans tous les dossiers, même la corbeille alors qu’usuellement, sans le "in:all", il limite alors les résultats à la boite de réception.

Opérateurs de recherche Gmail

Pareil, si vous êtes sûr d’avoir envoyé ce fameux mail qui contient "blablabla" dans la corbeille de Gmail, il suffit d’ajouter "in:trash".

Vous pouvez retrouver tous les opérateurs de recherche de la messagerie Gmail ici. Ces mots-clés qui vous faciliteront les recherches et un peu quand même la vie !

Annuler l’envoi d’un mail Gmail ? Si, c’est possible !

Après un petit sondage de proximité à la cafétéria, il s’avère évident que personne ne sait qu’il est possible d’annuler un courrier envoyé grâce à Gmail. Essayez de poser la même question dans votre entourage, c’est un bon moyen de se faire mousser à moindres frais.

C’est totalement possible et votre messagerie est même, nativement, configurée pour permettre d’annuler un email jusqu’à 5 secondes après avoir cliqué sur le bouton "envoyer".

Le plus intéressant, c’est que vous pouvez augmenter ce délai et le passer à 30 secondes et ainsi vous permettre d’annuler ce courriel très gênant adressé au mauvais destinataire. Comment faire ?

Depuis l'interface de votre boîte, il vous suffit de cliquer sur la roue crantée en haut à droite et ensuite dans le menu déroulant d’accéder aux Paramètres de la boite. Dans l’onglet "Général" repérez "Annulez l’envoi", c’est ici que vous pouvez modifier la durée de l’option et passer de 5 secondes à 30 secondes.

Annuler un mail Gmail - Paramètres

Enregistrez les modifications et envoyez un email de test. En bas, à gauche de votre fenêtre Gmail apparaître un message qui vous permettra d’annuler le mail.

Annuler un mail dans la messagerie Gmail

Augmenter votre rapidité de lecture : la mise en place d’un volet d’aperçu.

Pour gérer vos emails, faire un premier tri ou pour faciliter leur classement (avec des étoiles de différentes couleurs par exemple), les ouvrir les uns après les autres peut très vite devenir fastidieux. Dans "Paramètres" (accessible via la roue crantée en haut à droite de votre fenêtre Gmail), vous pouvez accéder à l’onglet "Paramètres avancés" en dessous de "Général". Faites défiler toutes les options et vous arriverez sur "Volet d’aperçu", appuyez sur activer et enregistrer.

Activation du volet d'aperçu Gmail

De retour sur votre boite, en haut à droite, jouxtant la fameuse roue crantée, une petite icône vous permettra d’activer et de désactiver l’option "Volet d’aperçu". Il vous suffit, ensuite, de cliquer sur le message pour obtenir son aperçu.

Activer le volet d'aperçu dans la messagerie Gmail

Vous pouvez choisir, avec la petite flèche vers le bas de l’icône en question, un affichage vertical ou horizontal, à vous de sélectionner lequel sera le plus pratique et plus agréable pour vous.

Vous pouvez toujours grâce à la même petite icône revenir au format liste de vos emails.

Connaître en un clin d’œil le nombre de mail(s) non lu(s) dans votre boite Gmail

Pour les adeptes du "0" mail non traité, cette petite astuce pour la messagerie Gmail leur permettra de connaître, en un clin d’œil, le nombre de mel(s) non encore lu(s) dans votre boite de réception.

On retourne donc dans "Paramètres", puis "Paramètres avancés", pour faire défiler les options jusqu'à "icône de message non lu".

Une fois activée et enregistrée, vous pouvez voir dans l'icône de l'onglet le nombre de messages non lus.

Visualiser mails non lus Gmail

Se déconnecter à distance de votre messagerie Gmail.

Nous sommes beaucoup plus nombreux que l’on peut le croire à oublier de nous déconnecter du webmail en quittant le bureau, l’appartement d’un ou une ami(e), un internet corner ou le téléphone de notre conjoint. Pas d’inquiétude, il est possible par une petite astuce toute simple de se déconnecter de Gmail à distance.

Tout en bas, à droite de votre boite de réception, cliquez sur "détails".

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Elle répertorie toutes les sessions actives sur votre compte. Il vous suffit de cliquer sur la barre en haut à gauche "Se déconnecter de toutes les autres sessions Web Gmail" et le tour est joué. Difficile de faire plus simple !

Comment se déconnecter à distance de la messagerie Gmail

Supprimer les messages par catégorie ou comment faire de la place rapidement

Cette fonction est vraiment très utile, car elle vous permet de ranger dans un onglet à part les courriers électroniques venant des réseaux sociaux par exemple, les messages promotionnels, les forums, etc.

Il suffit, toujours grâce à la roue crantée dans l'interface Gmail, de cliquer sur "configurer la boite de réception".

Une fenêtre pop-up s’ouvre et vous permet de sélectionner les onglets à activer en vous donnant des exemples de courriel en fonction de ceux que vous recevez réellement. Faites un clic sur "enregistrer" une fois que vous avez fait votre choix.

messagerie-gmail-categories-mails

Une fois de retour sur votre boite, vous retrouverez dans chaque onglet dédié, les mels correspondantes. Ainsi les mails en provenance de Facebook, Twitter, Instagram ou encore Pinterest se retrouveront dans l'onglet "Réseaux sociaux". Il sera alors beaucoup plus simple de les supprimer.

Pour revenir à l’affichage initial de votre boite, il vous suffit de réitérer la manipulation en désélectionnant toutes les catégories.

Ce message s’autodétruira dans…

Le service de messagerie électronique nous réserve vraiment de nombreuses surprises. Celle-ci est d’autant plus de taille que votre regard a dû, comme sur de nombreuses icônes microscopiques, passer dessus sans y faire attention.

Quand vous ouvrez la fenêtre "nouveau message", en bas, à droite de l’icône "insérer une photo", avez-vous remarqué celle composée d’un chrono et d’un cadenas ?

Si vous passez le curseur de votre souris dessus, l’info "activer/désactiver le mode confidentiel" apparaît.

activer-desactiver-moe-confidentiel-gmail

Cliquez et une fenêtre pop-up s’ouvre. Vous allez pouvoir, désormais, définir un délai d’expiration (1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois, 5 ans) et exiger un code secret (que vous aurez préalablement et automatiquement envoyé par SMS) pour ouvrir votre email.

mode-confidentiel-messagerie-gmail

Ce service est très utile dans le cadre d’échanges de données sensibles, contrats, ou autres. Cette opération est à renouveler pour chaque mail que l’on désire envoyer en mode confidentiel. Il n’y a pas de possibilité de choisir cette option pour une utilisation générale.

Planifier l'envoi d'un mail dans la messagerie Gmail

La service en ligne de Google propose la planification d'envoi des mails. Ainsi, si vous souhaitez en planifier à l'avance et laisser ensuite la messagerie Gmail gérer le reste, cela est très simple.

Pour faire cela, il suffit de cliquer sur la petite flèche à droite du bouton envoi, puis cliquer sur "Programmer l'envoi".

Programmer l'envoi - Gmail

Une fenêtre vous propose alors de choisir la date et l'heure d'acheminement de votre courriel.

Messagerie Gmail - Programmer l'envoi

Cette astuce Gmail, longtemps attendue par les internautes, est vraiment très pratique.

Activer une réponse automatique dans votre boite Gmail

Le courrielleur permet de facilement activer une réponse automatique. Vous me direz : pourquoi faire ?

Si la plupart d'entre nous l'utilise comme messagerie personnelle, d'autres utilisent leur boite Gmail pour une activité professionnelle. Ainsi il est possible de mettre un message en cas de vacances par exemple. Mais comment faire ?

Pour cela, rien de plus simple. Dans "Paramètres", cliquez sur "Réponse automatique activée".

Réponse automatique Gmail

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, après avoir renseigné l'objet et le contenu de votre réponse automatique, vous pouvez également choisir de l'envoyer uniquement à vos contacts.

Activer les raccourcis clavier dans sa messagerie Gmail

La messagerie de Google propose de nombreux raccourcis clavier, dont certains ne fonctionnent que si l'option "Activer les raccourcis clavier" est cochée.

Pour cela, vous devez aller dans les options en cliquant sur la roue dentée, puis vous rendre dans "Paramètres".

Activer les raccourcis clavier Gmail

Les raccourcis clavier de Gmail sont nombreux. Avec vous pouvez naviguer d'un message à l'autre, les mettre forme ou encore archiver ou supprimer des courriers reçus.

Pour connaître les différentes touches utiles, rendez-vous sur cette page.

Comment ne plus oublier sa pièce jointe ?

C’est vrai que c’est gênant d’envoyer un email en parlant de l’importance d’un document que vous avez, justement, oublié de joindre. Pour remédier à cette situation inconfortable et vous éviter surtout l’envoi d’un nouveau mail avec la mention "avec la pièce jointe c’est mieux !", bientôt, quand vous écrirez "pièce jointe" dans le corps de votre mel, elle vous alertera de son oubli après avoir cliqué sur envoyer. Cette fonction sera bientôt disponible, elle s’appelle "Forgotten Attachment Detector" et a été présentée en septembre 2018.

Configurer Gmail dans un logiciel de messagerie (comme Thunderbird)

Si le service de Google est consultable via un navigateur web, il est tout à fait possible d'utiliser Gmail dans un client PC comme Thunderbird ou une application mobile. Mais comment paramétrer ces derniers ? Pour cela, vous devez connaître les adresses des différents serveursdu géant du web.

Pour recevoir vos courriels, vous pouvez choisir entre le protocole POP3 et le protocole IMAP :

  • Serveur POP3 : pop.gmail.com en SSL sur le port 995
  • Serveur IMAP : imap.gmail.com en SSL sur le port 993

Pour l'envoi :

  • Serveur SMTP : smtp.gmail.com en SSL sur le port 465

Si vous rencontrez un problème lors de la configuration, cela sera sûrement dû à un port mal configuré. Renseignez bien ceux mentionnés ici.

Forcément votre adresse mail et mot de passe vous seront demandés également pour la connexion.

Comment gérer toutes vos adresses mail dans Gmail

Le saviez-vous ? Dans la messagerie Gmail, vous pouvez gérer toutes vos adresses email, que ce soit un compte Outlook, Yahoo ou d'une autre plateforme.

S'il est possible de le faire en y ajoutant la configuration POP ou SMTP des différents comptes de messagerie, mais depuis 2016, l'opération est encore plu simple. En effet Google a intégré Gmailify à son service.

Gmailify permet d'associer facilement votre compte externe à la messagerie Gmail et de disposer de toutes ses options. Par rapport à une configuration classique, cela apporte la protection du spam, le tri automatique ou encore les recherches.

Ok mais comment ajouter un compte Outlook ou Yahoo dans Gmail ? Il vous suffit d'aller dans les paramètres puis d'aller dans "Comptes et importation" puis cliquer sur "Ajouter un compte de messagerie".

Ajouter compte externe dans Gmail

Renseignez ensuite votre adresse mail.

ajouter compte messagerie dans la messagerie Gmail

Choisir ensuite l'option "Associer le compte via Gmailify".

Ajouter compte Outlook, Yahoo ou autre dans Gmail

Vos mails seront ensuite intégrés à votre messagerie Gmail. Lors de la rédaction d'un nouveau mail, vous pourrez sélectionner l'adresse de votre compte externe dans le choix de l'expéditeur.

Pour aller plus loin avec votre messagerie Gmail

Si ces astuces Gmail ne vous suffisent pas, voici quelques extensions intéressantes à ajouter à votre messagerie préférée afin d'y ajouter des fonctionnalités.

Timyo pour spécifier un délai de réponse attendue

Parti du constat que beaucoup de personnes sont noyées dans leurs mails et ne savent plus quels sont les messages à traiter en priorité, le créateur de Timyo propose la possibilité de spécifier un délai de réponse attendue par l'expéditeur.

Ainsi, à la réception, le destinataire sait exactement quand il doit répondre. Mieux, s'il possède également l'extension, sa boîte Gmail fera alors un tri par priorités.

Checker Plus for Gmail pour afficher des notifications à chaque nouveau mail

Cette extension pour Google Chrome permet d'afficher une notification, en bas à droite de votre écran, lorsque vous recevez un mail dans la messagerie de Google.

Vous pouvez, à partir de cette notification, marquer comme lu le mail ou encore le supprimer.

Free Yout Inbox ou comment se désinscrire des newsletters non voulues

Si vous en avez marre de recevoir toujours et encore plus de mails que vous n'avez pas demandés ou de newsletters inutiles, cette extension vous permettra de faire le grand ménage.

Elle se charge de vous débarrasser des mails non voulus en vous désabonnant, et si cela ne marche pas, en les supprimant automatiquement de votre boîte mail pour les classer dans un dossier "FreeYourInbox".

Boomerang for Gmail pour planifier automatiquement l'envoi d'un mail

Vous souhaitez programmer l'acheminement d'un mel mais à une date ultérieure ? Si la fonctionnalité devrait arriver bientôt dans l'application, ce n'est pour le moment pas possible. Enfin si, grâce à l'extension Boomerang.

Lorsque vous appuierez sur le bouton "Envoyer", après avoir rédiger votre mail, une autre option s'affichera et vous proposera de l'envoyer plus tard. Vous pourrez alors définir la date souhaitée.

Quelle alternative à la messagerie Gmail ?

Si le service de Google est la messagerie numéro dans le monde, cela ne vous oblige pas pour autant à l'utiliser. Aussi, si vous cherchez une alternative mais que vous ne souhaitez pas pour autant opter pour Outlook ou Yahoo ! Mail, vous pouvez vous tourner vers vers ik.me.

Cette messagerie lancée par le groupe Suisse Infomaniak se veut gratuit à vie, mais également respectueuse de la vie privée. Elle se veut sans pub, sécurisée et respectueuse de l'environnement

L'alternative à Gmail propose 20 G0 de stockage gratuit plus 3 Go sur le kDrive, le service de visio kMeet ainsi qu'un accès au service Swiss Transfert pour envoyer jusqu'à 50 Go de données de façon sécurisée.

La messagerie ik.me a cependant quelques limitations. En effet vous ne pouvez pas envoyer plus de 100 mails par jour avec un maximum de 10 destinataires uniques par mail. En soit des limites très peu bloquantes pour la plupart d'entre nous.

Autre alternative, celle proposée par ProtonMail qui se veut également très respectueuse de données et sécurisée. Cependant elle ne propose, dans sa version gratuite, que 500 Mo d'espace.

Avec toutes les astuces pour Gmail présentées dans ce guide pratique, vous n'avez plus aucune excuse pour vous laisser déborder par vos mails ! Reprenez le pouvoir !

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