Les meilleurs trucs et astuces pour la messagerie Gmail

par | Mise à jour le 14/02/2019 | Informatique

La messagerie Gmail est à l’image de nombreux logiciels de bureautique. On utilise, au quotidien, qu’un nombre limité des possibilités offertes. Pourtant Gmail regorge de fonctionnalités qui permettent de vous simplifier, non seulement la vie, mais aussi d’améliorer votre productivité et donc de vous libérer du temps pour faire autre chose.

Rien ne vaut un exemple : si vous manquez d’espace (votre compte Google dispose gratuitement de 15 Go), cela vous arrivera inévitablement, au lieu de vous expliquer comment en libérer, on vous proposera d’en acheter. Alors qu’il suffit de taper dans la barre de recherche de Gmail "has:attachment larger:5M" (à vos de fixer la taille, ici 5M pour 5 MB) et ainsi d’afficher tous les mails accompagnés de pièces jointes que vous avez, très certainement, déjà dû sauvegarder sur votre disque dur interne ou externe.

Nous allons essayer dans cet article de vous révéler un ensemble de fonctionnalités qui feront de votre messagerie Gmail la véritable pièce maitresse de votre système de communication.

Nous tenterons de vous proposer à la fois des outils pour booster votre productivité, mais aussi pour sécuriser vos échanges, réparer des petites bêtises aussi, etc.

Mais avant toute chose...

Sommaire de l'article

Gmail - Un peu d'histoire et de chiffres

Gmail fêtera bientôt ses 15 ans. En effet, la messagerie gratuite de Google a été lancée le 1er Avril 2004, dans un premier temps sur invitation, et disposait d'un espace de stockage de 1 Go (contre 15 aujoud'hui). Près de 15 ans plus tard, la messagerie Gmail compte plus de 1,5 milliards d'utilisateurs dans le monde (d'après le géant du web). Beaucoup on délaissé leur boîte de messagerie Hotmail ou Yahoo pour vous se tourner vers les service de messagerie électronique de Google.

Gmail est un service de webmail, utilisable via un navigateur internet. Pour autant, il est possible de l'utiliser via un client de messagerie. Il est également disponible sur smartphone, une application Android est disponible sur l'ensemble des mobiles accompagnés du petit robot vert.

Une version alternative est même proposée depuis 2014 avec Inbox, qui jouit d'une nouvelle interface, et d'un tri automatique et intelligent des mails.

Lors d'une création d'un compte de messagerie Gmail, une adresse mail en @gmail.com est créée. Celle-ci sert ensuite de connexion aux nombreux services proposés par Google comme Google Drive, Google Maps, Google Business, Google Plus, etc...

Comment créer un compte Gmail

Se créer un compte Gmail est très simple. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Rendez vous à l'adresse suivante : https://accounts.google.com/SignUp
  2. Renseignez les champs liés à l'authentification comme cela est demandé sur l'interface
    creation-compte-messagerie-gmail
  3. Renseignez ensuite les questions liées à la sécurité de votre compte. Il est notamment important de mettre une adresse de récupération valide.
    Créer votre compte Google
  4. Acceptez les conditions générales d'utilisation

Après ces 4 étapes pour créer une adresse Gmail, vous pourrez utiliser votre compte de messagerie.

Les trucs et astuces pour la messagerie Gmail

La barre de recherche de Gmail et ses mots-clés

Nous l’avons vu en introduction, l’utilisation de quelques mots-clés dans la barre de recherche de Gmail vous permet de trouver des pièces jointes et de faire du ménage. Mais parfois vous recherchez un courriel et, la seule chose dont vous vous rappelez, ce sont quelques mots, un titre, un nom ou un prénom, etc...

Vous pouvez alors taper dans la barre de recherche de la messagerie de Google "blablabla in:all". Ici Gmail cherchera dans tous les dossiers, même la corbeille alors qu’usuellement, sans le "in:all", il limite sa recherche à la boite de réception.

Opérateurs de recherche Gmail

Pareil, si vous êtes sûr d’avoir envoyé ce fameux mail qui contient "blablabla" dans la corbeille de Gmail, il suffit d’ajouter "in:trash".

Vous pouvez retrouver tous les opérateurs de recherche de la messagerie Gmail ici. Ces mots-clés qui vous faciliteront les recherches et un peu quand même la vie !

Annuler l’envoi d’un mail Gmail ? Si, c’est possible !

Après un petit sondage de proximité à la cafétéria, il s’avère évident que personne ne sait qu’il est possible d’annuler un email envoyer grâce à Gmail. Essayez de poser la même question dans votre entourage, c’est un bon moyen de se faire mousser à moindres frais.

C’est totalement possible et votre messagerie est même, nativement, configurée pour permettre d’annuler l’envoi d’un email jusqu’à 5 secondes après avoir cliqué sur le bouton "envoyer".

Le plus intéressant, c’est que vous pouvez augmenter ce délai et le passer à 30 secondes et ainsi vous permettre d’annuler ce courriel très gênant adressé au mauvais destinataire. Comment faire ?

Depuis l'interface Gmail, il vous suffit de cliquer sur la roue crantée en haut à droite et ensuite dans le menu déroulant d’accéder aux Paramètres de la boite. Dans l’onglet "Général" repérez "Annulez l’envoi", c’est ici que vous pouvez modifier la durée de l’option et passer de 5 secondes à 30 secondes.

Annuler un mail Gmail - Paramètres

Enregistrez les modifications et envoyez un email de test. En bas, à gauche de votre fenêtre Gmail apparaître un message qui vous permettra d’annuler l’envoi du mail.

Annuler un mail dans la messagerie Gmail

Augmenter votre rapidité de lecture : la mise en place d’un volet d’aperçu.

Pour gérer vos emails, faire un premier tri ou pour faciliter leur classement (avec des étoiles de différentes couleurs par exemple), les ouvrir les uns après les autres peut très vite devenir fastidieux. Dans "Paramètres" (accessible via la roue crantée en haut à droite de votre fenêtre Gmail), vous pouvez accéder à l’onglet "Paramètres avancés" en dessous de "Général". Faites défiler toutes les options et vous arriverez sur "Volet d’aperçu", cliquez sur activer et enregistrer.

Activation du volet d'aperçu Gmail

De retour sur votre boite Gmail, en haut à droite, jouxtant la fameuse roue crantée, une petite icône vous permettra d’activer et de désactiver l’option "Volet d’aperçu". Il vous suffit, ensuite, de cliquer sur le message pour obtenir son aperçu.

Activer le volet d'aperçu dans la messagerie Gmail

Vous pouvez choisir, avec la petite flèche vers le bas de l’icône en question, un affichage vertical ou horizontal, à vous de sélectionner lequel sera le plus pratique et plus agréable pour vous.

Vous pouvez toujours grâce à la même petite icône revenir au format liste de vos emails.

Connaître en un clin d’œil le nombre de message(s) non lu(s) dans votre boite Gmail

Pour les adeptes du "0" mail non traité, cette petite astuce pour la messagerie Gmail leur permettra de connaître, en un clin d’œil, le nombre d’email(s) non encore lu(s) dans votre boite de réception.

On retourne donc dans "Paramètres", puis "Paramètres avancés", pour faire défiler les options jusqu'à "icône de message non lu".

Une fois activée et les paramètres enregistrés, vous pouvez voir dans l'icône de l'onglet le nombre de messages non lus.

Visualiser mails non lus Gmail

Se déconnecter à distance de votre messagerie Gmail.

Nous sommes beaucoup plus nombreux que l’on peut le croire à oublier de nous déconnecter de notre messagerie en quittant le bureau, l’appartement d’un ou une ami(e), un internet corner ou le téléphone de notre conjoint. Pas d’inquiétude, il est possible par une petite astuce toute simple de se déconnecter de Gmail à distance.

Tout en bas, à droite de votre boite de réception, cliquez sur "détails".

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Elle répertorie toutes les sessions actives sur votre compte. Il vous suffit de cliquer sur la barre en haut à gauche "Se déconnecter de toutes les autres sessions Web Gmail" et le tour est joué. Difficile de faire plus simple !

Comment se déconnecter à distance de la messagerie Gmail

Supprimer les messages par catégorie ou comment faire de la place rapidement

Cette fonction est vraiment très utile, car elle vous permet de ranger dans un onglet à part les messages venant des réseaux sociaux par exemple, les messages promotionnels, les forums, etc.

Il suffit, toujours grâce à la roue crantée dans l'interface Gmail, de cliquer sur "configurer la boite de réception".

Une fenêtre pop-up s’ouvre et vous permet de sélectionner les onglets à activer en vous donnant des exemples de messages en fonction de ceux que vous recevez réellement. Cliquez sur "enregistrer" une fois que vous avez fait votre choix.

messagerie-gmail-categories-mails

Une fois de retour sur votre boite de réception, vous retrouverez dans chaque onglet dédié, les emails correspondantes. Ainsi les mails en provenance de Facebook, Twitter, Instagram ou encore Pinterest se retrouveront dans l'onglet "Réseaux sociaux". Il sera alors beaucoup plus simple de supprimer tous ces mails.

Pour revenir à l’affichage initial de votre boite, il vous suffit de réitérer la manipulation en désélectionnant toutes les catégories.

Ce message s’autodétruira dans…

Le service de messagerie électronique Gmail nous réserve vraiment de nombreuses surprises. Celle-ci est d’autant plus de taille que votre regard a dû, comme sur de nombreuses icônes microscopiques, passer dessus sans y faire attention.

Quand vous ouvrez la fenêtre "nouveau message", en bas, à droite de l’icône "insérer une photo", avez-vous remarqué celle composée d’un chrono et d’un cadenas ?

Si vous passez le curseur de votre souris dessus, l’info "activer/désactiver le mode confidentiel" apparaît.

activer-desactiver-moe-confidentiel-gmail

Cliquez et une fenêtre pop-up s’ouvre. Vous allez pouvoir, désormais, définir un délai d’expiration (1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois, 5 ans) et exiger un code secret (que vous aurez préalablement et automatiquement envoyé par SMS) pour ouvrir votre message.

mode-confidentiel-messagerie-gmail

Cette fonctionnalité est très utile dans le cadre d’échanges de données sensibles, contrats, ou autres. Cette opération est à renouveler pour chaque mail que l’on désire envoyer en mode confidentiel. Il n’y a pas de possibilité de configurer cette option pour une utilisation générale de votre messagerie.

Activer les raccourcis clavier dans Gmail

La messagerie de Google propose de nombreux raccourcis clavier, dont certains ne fonctionnent que si l'option "Activer les raccourcis clavier" est cochée.

Pour cela, vous devez aller dans les options en cliquant sur la roue dentée, puis vous rendre dans "Paramètres".

Activer les raccourcis clavier Gmail

Les raccourcis clavier de Gmail sont nombreux. Avec vous pouvez naviguer d'un message à l'autre, les mettre forme ou encore archiver ou supprimer des messages reçus.

Pour connaître les différentes touches utiles, rendez-vous sur cette page.

Comment ne plus oublier sa pièce jointe ?

C’est vrai que c’est gênant d’envoyer un email en parlant de l’importance d’un document que vous avez, justement, oublié de joindre. Pour remédier à cette situation inconfortable et vous éviter surtout l’envoi d’un nouveau mail avec la mention "avec la pièce jointe c’est mieux !", bientôt, quand vous écrirez "pièce jointe" dans le corps de votre email, Gmail vous alertera de son oubli après avoir cliqué sur envoyer. Cette nouvelle fonction sera bientôt disponible, elle s’appelle "Forgotten Attachment Detector" et a été présentée en septembre 2018.

Configurer Gmail dans un logiciel de messagerie (comme Thunderbird)

Si la messagerie de Google est disponible via un navigateur web, il est tout à fait possible d'utiliser Gmail dans un client PC comme Thunderbird ou une application mobile. Mais comment configurer ces dernirs ?

Pour cela, vous devez connaître les adresses des différents serveurs Gmail.

Pour la réception, vous pouvez choisir entre le protocole POP3 et le protocole IMAP :

  • Serveur POP3 : pop.gmail.com en SSL sur le port 995
  • Serveur IMAP : imap.gmail.com en SSL sur le port 993

Pour l'envoi :

  • Serveur SMTP : smtp.gmail.com en SSL sur le port 465

Pour aller plus loin avec votre messagerie Gmail

Si ces astuces Gmail ne vous suffisent pas, voici quelques extensions intéressantes à ajouter à votre messagerie préférée afin d'y ajouter des fonctionnalités.

Timyo pour spécifier un délai de réponse attendue

Parti du constat que beaucoup de personnes sont noyées dans leurs mails et ne savent plus quels sont les messages à traiter en priorité, le créateur de Timyo propose la possibilité de spécifier un délai de réponse attendue par l'expéditeur.

Ainsi, à la réception, le destinataire sait exactement quand il doit répondre. Mieux, s'il possède également l'extension, sa boîte Gmail triera alors les mails par priorité.

Checker Plus for Gmail pour afficher des notifications à chaque nouveau mail

Cette extension pour Google Chrome permet d'afficher une notification, en bas à droite de votre écran, lorsque vous recevez un mail dans la messagerie de Google.

Vous pouvez, à partir de cette notification, marquer comme lu le mail ou encore le supprimer.

Free Yout Inbox ou comment se désinscrire des newsletters non voulues

Si vous en avez marre de recevoir toujours et encore plus de mails que vous n'avez pas demandés ou de newsletters inutiles, cette extension vous permettra de faire le grand ménage.

Elle se charge de vous débarrasser des mails non voulus en vous désabonnant, et si cela ne marche pas, en les supprimant automatiquement de votre boîte mail pour les classer dans un dossier "FreeYourInbox".

Boomerang for Gmail pour planifier automatiquement l'envoi d'un mail

Vous souhaitez programmer l'envoi d'un message via la messagerie Gmail mais à une date ultérieure ? Si la fonctionnalité devrait arriver bientôt dans l'application, ce n'est pour le moment pas possible. Enfin si, grâce à l'extension Boomerang.

Lorsque vous appuierez sur le bouton "Envoyer", après avoir rédiger votre mail, une autre option s'affichera et vous proposera de l'envoyer plus tard. Vous pourrez alors définir la date souhaitée.

Avec toutes ces astuces pour Gmail, vous n'avez plus aucune excuse pour vous laisser déborder par vos mails ! Reprenez le pouvoir !

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