Gestion locative – Quels documents le propriétaire doit-il fournir au locataire ?

La gestion locative d’un bien immobilier est encadrée par la loi. Des procédures bien définies et des papiers administratifs sont à réaliser et à fournir afin de signer un contrat de location dans la légalité. Si le locataire doit présenter certains papiers, le propriétaire lui aussi n’en est pas exempt. En effet, ce dernier a l’obligation de fournir à son locataire certains papiers.

Si vous êtes propriétaire d’un bien soumis à la location ou que vous souhaitez louer une maison, nous vous invitons à découvrir ici les papiers que tout propriétaire doit présenter à son futur locataire.

Comment se simplifier la gestion locative

Gérer un bien en location, lorsqu'on est propriétaire, demande une certaine rigueur et organisation. En effet, il est important pour chaque bien loué d'avoir un dossier complet avec l'ensemble des documents à fournir ou à exiger. Bien évidemment, si l'on possède plusieurs biens immobiliers en location, le travail devient encore plus complexe.

Aussi, plusieurs options s'offrent à vous. Si la plus simple, pour bien gérer la gestion locative de ses biens, est de passer par un tiers, comme une agence, c'est aussi la plus coûteuse. Vous pouvez également gérer votre patrimoine immobilier vous-même.

Dans ce cas de figure, sachez qu'il existe des outils en ligne comme BailFacile pour vous faciliter le travail et éviter les tableaux Excel. Avec son outil de gestion locative en ligne, le logiciel se veut être l'allié des propriétaires bailleurs. En effet, ses différentes fonctionnalités vous permet de gagner un temps considérable.

BailFacile vous met à disposition tous les documents nécessaires dans la gestion locative de votre bien immobilier. Vous pouvez éditer ces derniers en quelques clics. La partie financière n'est pas en reste, puisqu'il est possible de centraliser le suivi des loyers, des charges ou même encore un éventuel emprunt.

Un tableau de bord permet de suivre l'ensemble de votre activité de bailleur.

Si vous demandez si un tel outil peut être pratique, attendez de voir les nombreux documents à fournir par un propriétaire à son locataire.

Les documents à fournir avant la location

Tout d’abord, le propriétaire d’un bien immobilier doit fournir certains documents au futur locataire avant même que celui-ci ne commence à occuper les lieux. Il s’agit en l’occurrence du contrat du bail de location. Le propriétaire doit remettre un exemplaire du contrat au futur locataire, c’est une obligation.

Mais il y a également d’autres documents à fournir au-delà de celui-là, et il s’agit des suivants :

  • Une notice d’informations qui spécifie en détail les droits et les devoirs de chacune des deux parties.
  • Un état des lieux d’entrée. Ce document donne des détails sur l’état du bien immobilier lors de l’entrée du locataire.
  • Une attestation d’assurance contre les risques locatifs.
  • Un inventaire détaillé du mobilier s’il s’agit d’une location meublée.
  • Si le locataire fait appel à un garant, un acte de cautionnement.
  • Si le bien se situe dans un secteur d’habitat dégradé, fournir une autorisation de mise en location.
  • Un extrait du règlement de copropriété si le logement est occupé par plusieurs locataires.
  • Un dossier comportant les diagnostics techniques du bien immobilier, comme le DPE, le diagnostic amiante et autres.

Si le locataire demande un des dossiers suivants, le propriétaire est dans l’obligation de les lui fournir avant le début de la location.

Les documents à remettre au cours du bail

Pendant la durée du bail, le propriétaire doit également être en mesure de mettre à la disposition de son locataire un certain nombre de documents, et il s’agit en l’occurrence des suivants.

La quittance de loyer

Le locataire est censé verser au propriétaire le montant convenu du loyer tous les mois. En échange, ce dernier se doit de lui remettre ce que l’on appelle une quittance de loyer.

C’est un document dont le rôle est d’attester que le locataire s’est bel et bien acquitté de sa dette. En revanche, si le locataire ne verse pas son loyer dans les délais impartis, le bailleur a la possibilité d’émettre un avis d’échéance de loyer (un document qu’il n’a pas l’obligation de fournir).

Il est à noter que ces documents ne peuvent être facturés au locataire, ils sont gratuits.

Les justificatifs de régularisation des charges

Les charges à payer par le locataire dépendent du type de location dont il est question. En cas de location vide, les charges doivent être payées au réel. Dans le cas d’une location meublée, elles peuvent être payées au forfait. Ceci implique de régulariser annuellement les charges.

Pour cela, le bailleur doit fournir au locataire un relevé ainsi que certains documents, et ce un mois avant la date de régularisation annuelle, et il s’agit en l’occurrence des suivants :

  • Un décompte des charges locatives, en distinguant chaque secteur (électricité, eau chaude et froide, ascenseur, etc).
  • Une information au sujet des modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
  • Dans le cas d’une copropriété, un document spécifiant la répartition des charges entre les différents occupants du bien immobilier en question.

Documents à fournir par le propriétaire au locataire

Les documents à fournir lorsque le bail de location touche à sa fin

A la fin du bail, deux cas de figure sont à prendre en compte. Soit le locataire s’en va, soit il décide de renouveler le bail d’un commun accord avec le propriétaire. I

l faut savoir que dans le cas d’un renouvellement, le propriétaire doit obligatoirement avertir le locataire par avance s’il décide d’augmenter le loyer ou de renouveler pour une durée plus courte. De même, le locataire est en droit de redemander le dossier de diagnostic technique concernant le bien immobilier.

En cas de départ du locataire

Si le locataire doit s’en aller, la rupture du bail doit s’accompagner de quelques documents que le propriétaire doit être en mesure de fournir. Là encore, les cas de figure diffèrent.

Tout d’abord, si le locataire décide lui-même de partir, le propriétaire se contente de lui envoyer une dernière quittance de loyer, sans plus.

En revanche, dans le cas où le propriétaire décide de rompre le bail avec son locataire, d’autres documents sont à fournir. Tout d’abord, il faut remettre un courrier au locataire pour notifier le congé, en justifiant la volonté de mettre fin au bail.

Notez que les motifs qu’il est possible d’utiliser se limitent aux motifs autorisés et pris en compte par la législation, comme le fait de vendre le bien ou de l’occuper soi-même, entre autres.

Outre ce courrier, il faut mettre à la disposition du locataire une notice informative mentionnant les obligations du bailleur ainsi que les voies disponibles au locataire en vue d’une indemnisation.

Le propriétaire peut-il demander n’importe quel document à son locataire ?

S’il est vrai que le propriétaire doit fournir un certain nombre de documents au locataire selon les circonstances, il peut également en exiger. Seulement, il n’a pas carte blanche pour exiger n’importe quel document, cela va de soi, et il importe au locataire de connaître les limites dont dispose le propriétaire dans la demande de documents.

Il existe de nombreux documents que le propriétaire n’a pas le droit demander à son locataire, et la liste est longue. Voici simplement quelques-uns des plus souvent mis en cause, et qu’il importe de connaître :

  • Le livret de famille ;
  • Le relevé d’identité bancaire (RIB) ;
  • Un relevé de compte bancaire ;
  • Un chèque de réservation ;
  • Un extrait de casier judiciaire ;
  • Un extrait de dossier médical ;
  • Un contrat de mariage ;
  • Etc.

Au total, ce sont 17 documents qu’il est interdit au propriétaire de demander (certains étant autorisés dans des circonstances bien définies).

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