Zéro papier en entreprise ? Est-ce que ça marche ?

par | 22 Oct 2018 | Business

Vous cherchez, comme beaucoup d’entreprises, à protéger votre environnement et à éviter les gaspillages à outrance. Vous souhaitez mettre en place des réflexes écologiques parmi vos salariés, et les aider à protéger nos ressources naturelles.

Pour cela, une solution est bien entendu d’optimiser au mieux les articles de papeterie. Et si vous visez le zéro papier, cet article vous donnera quelques informations.

Quelles démarches à mettre en place ? 

C’est un fait, la papeterie demeure encore un indispensable dans les entreprises, et les sites en ligne comme Maxiburo proposent des articles de papeterie qui sont encore bien utiles dans presque toutes les entreprises.

Cependant, certains ont tenté de relever le défi du zéro papier en entreprise, et décidé de supprimer tout ce qui peut ressembler de près ou de loin à de la papeterie dans leurs locaux : interdiction d’utiliser un cahier, un agenda, une ramette de papier ou encore un bloc-notes.

Pour cela, les directions de ces sociétés ont mis en place des démarches radicales, et pris des mesures drastiques pour supprimer tous leurs articles de papeterie : pas de courrier papier sortant, bien sûr pas d’agenda papier, forts encouragements de la direction à utiliser des logiciels électroniques pour prendre des notes pendant les réunions à la place des cahiers, contrats signés par signature électronique, imprimantes reléguées au fond des tiroirs…

Ces démarches sont parfaitement louables et s’intègrent dans une démarche environnementale raisonnée et mature.

Nous ne pouvons qu’adhérer à leur mise en place.

 

Pour autant, cette démarche écologique de suppression radicale de la papeterie trouve d’avantage sa place dans les petites structures avec peu de salariés, si possible avec une conscience écologique très développée ; ainsi, on peut imaginer que les sociétés spécialisées dans les ressources énergétiques vertes, ou dans la dématérialisation de contrats, trouveront plus facilement l’adhésion des leurs salariés que par exemple un groupe pétrolier…

Il faut également compter sur l’aisance digitale des salariés, et leur facilité d’adaptation aux nouvelles technologies, car ce sera à eux d’intégrer (voire de proposer) des logiciels de prise de note, des sites pour digitaliser les contrats, des agendas électroniques révolutionnaires, des sites de digitalisation de contrats…

Quand aux clients, reste à vérifier si eux aussi adhèrent à la suppression totale de la papeterie et accepteront de ne recevoir ni brochure, ni carte de visite papier, ni document officiel en format papier.

Résumons-nous : le zéro papier s’intègre parfaitement au sein de petits effectifs, avec une équipe jeune et « geek », sensibilisée aux enjeux écologiques, et qui ne compte que des clients également sensibles à ces questions.

Votre équipe correspond à ces critères ? Foncez ! 

Optimiser sans supprimer

Pour les autres, des solutions transitoires existent néanmoins, qui permettent d’optimiser la papeterie sans entrer dans une démarche trop radicale (et qui peut sembler aux salariés un peu « tyrannique ») de suppression totale de la papeterie et de passage au zéro papier.

  • Encouragez vos salariés à réfléchir systématiquement avant de lancer une impression : celle-ci est-elle vraiment indispensable ? Est-il possible d’obtenir le même résultat en digitalisant le document ? De même, encouragez la systématisation du recto-verso pour vos impressions, afin d’optimiser vos ramettes de papier. Et pour les documents à usage interne, bannissez au maximum les impressions couleur, et privilégiez le mode « brouillon » pour les impressions, moins consommateur d’encre.
  • Essayez de diminuer au maximum les courriers sortants ; outre une économie évidente sur les frais de compostage, il encouragera vos équipes à une démarche écologique.
  • Pourquoi ne pas lancer un challenge au sein de l’entreprise ? Chaque salarié met une croix dans un tableau quand il commande un cahier, un bloc de post-it ou un bloc note.
    A la fin de l’année, le bilan carbone dépensé en papeterie par chacun sera calculé, et un petit lot sera remis à celui qui a le bilan carbone le plus faible…

Besoins d’autres astuces pour gérer au mieux la vie de votre entreprise ? Jetez un œil sur le site www.entreprise-et-compagnie.fr !