Due diligence est un processus qui accompagne toute transaction financière, petite ou grande. Il dure généralement de quelques semaines à plusieurs mois. Dans le cas des grandes entreprises, la due diligence peut durer plus d’un an. Le processus est d’autant plus complexe que les parties doivent échanger des documents confidentiels au cours de la procédure de due diligence. C’est pourquoi la due diligence nécessite une protection maximale.
La VDR garantit la commodité de la transaction et la sécurité de documents. Vous pouvez également réduire la durée du processus de due diligence en utilisant une salle de données, augmentant ainsi l’efficacité de votre entreprise.
Nous verrons ensuite comment utiliser la VDR dans le cadre de la due diligence. Vous pouvez également découvrez d'autres informations et aperçus précieux sur les data rooms ici.
Quelles sont les raisons pour lesquelles la data room due diligence peut être utilisée ?
La due diligence est effectuée au cours des procédures suivantes :
- Signature d’un accord de fusion et d’acquisition ;
- L’investissement ;
- Obtention d’une licence ;
- Signature d’un contrat ou d’un accord, etc ;
- Due diligence administrative, fiscale et juridique de l’entreprise.
Durant tous ces processus, vous aurez besoin d’une salle virtuelle. Elle garantira la transparence de l’inspection et facilitera la procédure pour toutes les parties à la transaction.
Avec l’aide d’une VDR, vous pouvez réaliser un audit financier d’un partenaire potentiel, vérifier les actifs et le personnel de l’entreprise, ainsi que les documents juridiques, fiscaux et administratifs.
Avantages de la VDR pour due diligence
La Dataroom virtuelle présente des avantages par rapport aux salles physiques et au stockage en nuage conventionnel tel que Google Drive.
Les avantages de la VDR :
- Assure une protection adéquate des fichiers : Le cryptage des données lors du téléchargement et du stockage, l’accès à la salle sur invitation uniquement, l’authentification multifactorielle et la gestion des droits d’accès de chaque utilisateur aux documents - tout cela garantit une sécurité maximale pour vos informations.
- Facilité d’utilisation : Vous n’avez plus besoin de vous réunir hors ligne pour soumettre les documents nécessaires à l’examen d’un expert indépendant. Il vous suffit de cliquer sur quelques boutons et l’utilisateur concerné aura accès à tous les fichiers.
- Disposer de tous les outils en un seul endroit : Dataroom dispose d’un grand nombre de fonctionnalités et d’outils. Par exemple, les appels vidéo, le chat en ligne, l’audit, la signature électronique, etc. Vous n’avez plus besoin d’utiliser des dizaines de programmes en même temps. Ils seront tous remplacés par une salle virtuelle.
- Rapidité des inspections : Comme chaque partie a accès 24 heures sur 24 aux documents nécessaires, la due diligence est beaucoup plus rapide. En outre, toutes les conditions et tous les points litigieux peuvent faire l’objet d’un accord grâce à la fonction “Questions et réponses”. La transparence de la VDR contribue également à accélérer la procédure.
- Économiser de l’argent : Le coût d’une salle de données est nettement inférieur à celui de la location d’une salle physique offrant le niveau de protection requis. En outre, la VDR minimise le risque d’erreur humaine.
Une data room permet également de stocker tous les documents non seulement en toute sécurité, mais aussi de manière structurée. Dans une VDR, vous pouvez créer une hiérarchie de fichiers, ce qui facilitera leur utilisation.
Instructions pour l’utilisation de salles virtuelles pour effectuer des contrôles de due diligence
La première chose est de choisir un fournisseur de salles en ligne. Une fois dataroom sécurisée sélectionné, vous devez :
- Préparer une liste de tous les documents qui doivent être téléchargés sur la VDR pour la due diligence. Nous vous recommandons de créer leur hiérarchie tout de suite. Par exemple, les classer par départements.
- Créer des dossiers dans une hiérarchie bien pensé Nous vous recommandons également d’utiliser la fonction de création automatique d’une structure de pièce. Le processus sera donc beaucoup plus rapide.
- Télécharger tous les fichiers dans leurs dossiers respectifs.
- Configurer les droits d’accès à chacun des dossiers. Cela fournira un contrôle pratique des documents et une protection fiable contre les fuites.
- Envoyer une invitation à la dataroom virtuelle à tous les employés, partenaires ou clients et experts indépendants qui seront parties à l’entente. Dans les invitations, nous vous recommandons d’ajouter des informations sur la façon dont vous pouvez accéder au stockage virtuel et sur les appareils les mieux adaptés pour le faire.
- Définir les priorités et les délais pour tous les processus pour les utilisateurs.
Nous vous recommandons également de créer une copie de vos documents avant de les télécharger sur la VDR. Lorsque vous accordez des droits d’accès aux fichiers, nous vous recommandons de suivre la hiérarchie de votre équipe. De cette manière, chaque employé comprendra clairement ce qu’il doit faire.
Une fois toutes les étapes franchies, vous pouvez commencer à travailler dans la VDR.
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Comment choisir une salle de données pour la due diligence?
Pour que votre travail soit vraiment confortable et efficace, vous devez choisir la bonne salle.
La première chose à faire est d’assurer une protection fiable. Par conséquent, avant de payer pour une VDR, assurez-vous que le fournisseur est certifié et qu’il respecte les normes de sécurité internationales (ISO, SOC, HIPAA, etc.). En outre, toutes les données doivent être cryptées et l’accès à la salle doit être protégé par une authentification multifactorielle de l’utilisateur.
La deuxième chose qu’une dataroom sécurisée doit offrir est la convivialité. L’interface doit être intuitive, mais la VDR doit disposer d’outils modernes de due diligence. Le service doit être multilingue. L’assistance technique doit répondre aux demandes 24 heures sur 24 afin de résoudre les problèmes rapidement.
Veillez également à ce que la salle sauvegarde les données. Vos informations seront ainsi protégées contre les situations imprévues et les défaillances.
La salle virtuelle va maintenant devenir votre assistant indispensable dans l’exercice de la due diligence et d’autres tâches commerciales. Vous n’aurez plus à vous soucier de la sécurité des informations confidentielles et, en même temps, vous pourrez travailler confortablement depuis n’importe quel endroit du monde.
Fondateur de Blog-United et d’autres médias en ligne, Yvan est un grand passionné du web. Blogueur depuis plus de 15 ans, il est fan de séries, de jeux vidéo, d’Art, de sport ou encore de nouvelles technologies.
