Longtemps associé à la stricte gestion administrative du personnel, le service RH s'impose désormais comme un élément crucial de la réussite d'une entreprise. Il fait en sorte que cette dernière dispose d'un capital humain constitué de profils hautement qualifiés et qui peut lui permettre de fonctionner au mieux. Cette fonction clé veille à ce que l'ensemble des talents s'épanouissent pleinement et puissent monter en compétences pour booster la croissance de l'activité. Néanmoins, la gestion des ressources humaines est jalonnée d'une multitude de tâches administratives qui sont tout aussi chronophages et rébarbatives les unes que les autres. Ces opérations n'ont d'ailleurs que très peu de valeur ajoutée. C'est ce qui explique pourquoi les entreprises sont de plus en plus nombreuses à les dématérialiser. Faisons le point sur la dématérialisation des processus RH, dont l'adoption de la fiche de paie en ligne.
Pourquoi est-il préférable d'opter pour la fiche de paie en ligne ?
Faisant partie intégrante de la gestion RH, la gestion de la paie est une opération récurrente qui s'avère aussi chronophage que complexe. Elle représente un poste impondérable tout en étant parfois une source de nombreux litiges. Nous pouvons y ajouter les subtilités administratives qui en découlent. Tout cela rend pertinente la gestion de la paie automatisée au moyen d'un service en ligne. Elle permet entre autres au service RH de dématérialiser l'ensemble des fiches de paie.
Un bulletin de salaire en ligne a précisément les mêmes fonctionnalités que son homologue papier, à cela près qu'il est en format électronique. Instauré par une loi de 2009, il devient la norme au sein de la grande majorité des entreprises. Un collaborateur est toutefois en droit de refuser de recevoir mensuellement une fiche de paie par voie électronique. Pour cela, il doit informer en amont le service RH de son souhait.
On compte parmi les avantages d'un bulletin de paie en ligne pour le service RH de l'entreprise la réduction des frais d'impression, de mise sous pli et d'affranchissement. Il garantit par ailleurs un gain de temps indéniable. Le service RH se déleste des opérations chronophages liées à son établissement et peut ainsi se concentrer au maximum sur les projets de la plus haute importance. Les processus RH s'optimisent par la même occasion et deviennent plus agiles. La gestion des fiches de salaire étant entièrement dématérialisée, leur établissement, l'accès à celles-ci et la création d'éventuels duplicata s'opèrent beaucoup plus facilement.
Opter pour la digitalisation des bulletins de salaire, c'est aussi choisir la tranquillité d'esprit et la sérénité. L'entreprise se met à l'abri des risques d'erreur et de non-conformité de paie qui peuvent induire de lourdes conséquences. Puisque tout est automatisé, les responsables RH se libèrent de la synchronisation et de la gestion manuelles des données. Le logiciel de paie leur fait profiter d'un suivi infaillible et en temps réel des salaires tout en ayant la capacité d'identifier efficacement toute anomalie de gestion.
Il s'assure que les tâches se font dans le respect de la législation en vigueur relative à la paie ainsi qu'au droit du travail. Les collaborateurs, de leur côté, profitent d'une protection accrue contre les pertes et les destructions. Ils peuvent consulter à tout moment et télécharger en toute simplicité leurs fiches de paie en ligne, où qu'ils soient et quel que soit le terminal qu'ils utilisent. De plus, ils n'ont pas à faire la demande auprès du service RH pour pouvoir y accéder. Un gain d'autonomie est à la clé, d'autant que les démarches administratives courantes sont simplifiées.
Les objectifs de la dématérialisation au sein des entreprises
La digitalisation est désormais une réalité incontournable pour toutes les entreprises. Elle les a notamment poussées à faire graviter leurs stratégies autour du numérique. La négociation de ce virage digital passe inexorablement par la dématérialisation d'un certain nombre de processus internes, dont la gestion administrative du personnel. La dématérialisation RH consiste à privilégier les fichiers numériques au détriment des documents papier. Autrement dit, il vise à dématérialiser les documents liés à la fonction RH, à savoir :
- les fiches de paie,
- les contrats de travail,
- les CV,
- les justificatifs liés à l'état civil,
- les rapports d'évaluation et disciplinaires,
- les documents portant sur l'activité et la carrière des collaborateurs (formations, demandes de congés, modifications du temps de travail, avancements…), etc.
Les fichiers numériques sont stockés sur des supports informatiques, ce qui simplifie significativement les processus administratifs relatifs aux ressources humaines. On distingue en général deux formes de digitalisation RH. La première, appelée digitalisation native, vise à ne produire que des documents en version électronique. La seconde est quant à elle connue sous le nom de dématérialisation postérieure. Il s'agit de transformer les documents papier en format digital.
Dans tous les cas, les entreprises peuvent aller plus loin dans la numérisation de leurs processus RH en mettant en place un outil collaboratif dédié. Celui-ci permet la centralisation de l'ensemble des documents administratifs au sein d'une plateforme unique afin d'en faciliter l'accès et la gestion. La dématérialisation RH répond aux besoins des services RH qui, dans leur fonctionnement, font face à une quantité incommensurable de documents. Cela est d'autant plus le cas s'ils gèrent de nombreux collaborateurs.
Il a été constaté qu'un dossier de salarié peut contenir jusqu'à 300 documents différents. La digitalisation est aussi d'une grande importance dans le sens où la fonction est sursollicitée. En clair, elle simplifie l'accès aux documents en tout genre tout en facilitant aussi bien les demandes que les échanges. Son importance s'explique de plus par le fait que le service RH est l'interlocuteur des organismes externes, dont la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), les mutuelles, les caisses de retraite… Nous pouvons ajouter à tout cela la préservation de notre planète, étant donné l'impact environnemental de l'impression papier.
Les bénéfices de la dématérialisation RH pour les entreprises
Si la dématérialisation RH représente un enjeu majeur pour les entreprises, c'est parce qu'elle garantit un gain de temps significatif au niveau du classement, des recherches et du partage des documents. Elle exonère les responsables des ressources humaines des tâches manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée qui surchargent leur quotidien. Ils peuvent alors en profiter pour booster aussi bien leur efficacité que leur réactivité et pour pouvoir se consacrer entièrement aux tâches RH hautement stratégiques. Cela se solde bien entendu par un gain de productivité accru.
La dématérialisation RH rime aussi avec réduction des coûts (papier, impression, affranchissement, stockage, personnel…) tout en minimisant considérablement les déplacements ainsi que les délais. La numérisation est de surcroît synonyme de confidentialité, de sécurité et de traçabilité des documents RH archivés et échangés. Elle garantit un accès à tout moment et en tout lieu à un nombre illimité d'utilisateurs depuis n'importe quel appareil connecté : ordinateur, smartphone, tablette. Ce détail est non négligeable pour les entreprises qui ont mis en place le télétravail.
La dématérialisation RH se révèle également avantageuse d'un point de vue environnemental, puisqu'elle permet aux organisations de réduire au strict minimum leur consommation de papier et d'encre d'impression, sans oublier l'entretien des imprimantes. Parce que ces dernières sont moins sollicitées, leur consommation énergétique diminue et leur durée de vie s'allonge. La gestion électronique des documents RH ne manquera pas de valoriser la marque employeur et garantit une conformité juridique.
Du côté des salariés, le gain de temps est aussi d'actualité. La dématérialisation leur donne la possibilité de gérer efficacement leurs documents RH sans qu'ils aient à s'y attarder longtemps. Elle leur évite les allers-retours au moment de l'envoi de justificatifs, de la signature d'un contrat… Qui plus est, la digitalisation permet une centralisation de toutes leurs données au sein d'un espace utilisateur facile d'accès et disponible 24/7.
Fondateur de Blog-United et d’autres médias en ligne, Yvan est un grand passionné du web. Blogueur depuis plus de 15 ans, il est fan de séries, de jeux vidéo, d’Art, de sport ou encore de nouvelles technologies.
