Qu’est-ce que Notion ?

L'application Notion.so est un outil en ligne qui peut être utilisé par les entreprises et les professionnels individuels pour différentes tâches : prise de notes, gestion de projets, wiki et bien d'autres. Il possède de nombreuses fonctionnalités et une variété de prix pour s'adapter à tous les budgets. Jetons un coup d'œil à ce que ce logiciel offre et comment il peut bénéficier à vous ou à votre entreprise.

Présentation de l'application Notion.so

Notion.so, disponible à l'adresse https://www.notion.so/, est une application qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des notes numériques. L'application dispose d'une variété de fonctionnalités qui la rendent utile à la fois pour un usage personnel et professionnel.

La caractéristique la plus remarquable de Notion.so est peut-être sa flexibilité. Les utilisateurs peuvent créer de simples notes de texte, ou utiliser l'application pour créer des documents plus complexes, tels que des rapports ou des présentations.

En outre, Notion.so offre une variété d'intégrations avec d'autres applications, ce qui permet de conserver facilement toutes vos informations en un seul endroit. Que vous preniez des notes en classe ou que vous gériez un projet au travail, Notion.so est une application qui mérite d'être considérée.

Elle est l’œuvre de la startup Notion Labs Inc fondée en 2013 par Ivan Zhao et Simon Last. Ce n’est qu’en mars 2016 qu’ils finissent par lancer Notion après avoir fait face à différentes péripéties dès la création de l’application Notion de base.

Les premières versions étaient d’abord conçues pour les navigateurs Web et OS X, ensuite pour Microsoft Windows et iOS en mai et juin 2017. Ce n’est qu’un an après, c’est-à-dire en juin 2018, que l’application Android officielle est devenue accessible.

Notion.so a alors vu ses utilisateurs augmenter, puisqu’en septembre 2019, Notion Labs Inc déclare que leur programme recense plus d’un million d’usagers. Officiellement, Notion a acquis la valeur de 2 milliards de dollars en avril 2020. Le nombre d’utilisateurs est alors chiffré à 4 millions.

Quel est l’objectif de Notion.so ?

Notion vise principalement à fournir un outil qui rassemblerait en un seul programme les outils de gestion en termes d’organisation. Elle se base également sur l’optimisation de l’espace de travail en ligne par le biais de ses fonctionnalités. Ainsi, le but de sa conception était d’offrir une interface à la fois minimaliste et détaillée, afin de simplifier le plus possible son utilisation. L'UX Design de l'application est remarquable.

Cette application multiplateforme a été conçue de sorte que les utilisateurs puissent avoir accès à tous leurs documents, à toutes leurs équipes en un seul espace de travail. Elle prône le travail d’équipe et le partage facile des informations.

Les templates de Notion

L'application Notion.so propose une multitude de modèle clé en main sur lesquels s'appuyer pour gérer son business. Ces derniers sont regroupés par catégories comme Ingénierie, Marketing, Ressources Humaines.

Il suffit de tout simplement cliquer sur le bouton "Utiliser ce modèle" pour l'appliquer dans une nouvelle page et commencer à travailler avec.

Quelles sont les fonctionnalités de l'application Notion.so ?

Les Wikis, la gestion de projets, la prise de note, la documentation, l’ingénierie, le design, le Webinaire, le produit ainsi que les ressources humaines sont les domaines dans lesquels Notion a apporté ses valeurs.  Voici les principales options que vous deviez connaître afin de profiter des services fondamentaux de Notion.so.

Création de Wiki pour son entreprise

Par définition, un Wiki est un site web collaboratif et dynamique sur lequel les visiteurs ont la possibilité de modifier, de rajouter du contenu.

Pour une entreprise, le gain de temps est l’élément clé qui fait la force de la création d’un wiki. Les membres du groupe peuvent consulter à leur guise les informations dont ils ont besoin, et seront systématiquement à l’affût des dernières nouvelles.

Avec Notion, il est possible d’intégrer plusieurs sous-pages dans une page afin de répartir efficacement les rubriques importantes au lieu de créer d’autres wikis pour chaque rubrique. Il est également possible de réguler l’accès aux informations. En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir d’autoriser ou non, les personnes qui pourront y accéder.

C'est donc l'outil parfait pour rassembler les différentes procédures utiles à une entreprise.

Optimisation de la communication

Comme Notion favorise la communication, ses options donnent le moyen de mettre en place des structures en adéquation aux besoins d’une entreprise.

Si vous êtes sur le point de développer votre entreprise, il se peut que votre équipe s’agrandisse par la même occasion. Au fur et à mesure que les recrues arrivent, il est primordial de maintenir une communication interne optimale. De ce fait, Notion permet de dresser des bulletins hebdomadaires ou mensuels. Cette option est basée sur la publication d’un style de note qui affichera systématiquement les informations essentielles pour employés qui auraient pu les manquer.

Pour les nouvelles et anciennes recrues, l’application leur envoie un manuel de communication, nommé Playbook qui leur fournira les règles en matière de communication pour l’harmoniser. Notion.so propose encore d’autres particularités à cet effet.

Gestion du mode de travail hybride

Notion rend la personnalisation du lieu de travail possible. En faisant face aux contraintes imposées par le covid-19, Notion a mis en œuvre un centre de travail hybride où des employés travaillent à distance, tandis que d’autres se rendent au bureau physique. Ce modèle hybride privilégie non seulement la communication mais aussi les besoins des employés.

Cette fonctionnalité propose des options conséquentes à la gestion du personnel. D’un côté, elle permet de gérer les travailleurs à distance et d’un autre, les travailleurs en local.

Les wikis font déjà partie des composants incontournables lorsqu’il s’agit d’organisation de travail, surtout quand il est question de modèle hybride. Notion octroie la capacité de dresser des flux de travail pour la gestion de la logistique avec les bases de données.

On peut noter également la personnalisation de l’environnement de travail numérique. En plus du partage de fichier, Notion intègre la possibilité de partager de la musique pour rendre l’expérience plus agréable et amusante.

Mise en place d’un système de prise de note efficace

Lors des réunions professionnelles, il se peut que des membres de l’équipe aient manqué certaines informations. Alors pour faciliter la prise de note et de documentation, Notion a eu la bonne idée d’inventer un système de notes de réunion sur lequel les idées et les notes sont publiées à la vue de tous.

Le Meeting Notes et Docs est le mode opératoire en question. Il permet entre autres d’afficher les notes de chaque réunion (les standups, la synchronisation de projet), la proposition de projet (le partage des commentaires écrits du groupe), les mémos, les plans et les processus de conception en rapport avec un projet.

L’objectif de l'application Notion.so ici est de regrouper les informations relatives à un sujet et les conserver dans un unique document. Cette méthode garantit une collaboration plus efficace, un gain de temps avec la synchronisation de l’équipe et une transparence absolue puisqu’il affiche les mêmes instructions pour tous les membres du groupe, ainsi qu’une coordination sans faille.

Intégration d'autres applications

L'application Notion.so permet d'intégrer dans ses pages du contenu depuis une multitude d'autres applications. Parmi elles :

• Google Drive ;
• Twitter ;
• Loom ;
• CodePen ;
• GitHub ;
• Slack ;
• Trello ;
• Dropbox ;
• OneDrive;
• ...

Il est donc très simple de linker un tableau depuis Google Drive ou encore un fichier depuis son Dropbox.

Combien coûte Notion ?

Notion propose aux utilisateurs quatre formules en fonction des besoins.

Individuel

Ce pack comprend :

• Pages et blocs illimités ;
• Partage avec 5 invités ;
• Synchronisation sur tous les appareils.

Prix : Gratuit (pour les particuliers).

Individuel Pro

Ce pack convient aux utilisateurs plus avancés, et comprend :

• Toutes les options du forfait Individuel ;
• Chargement de fichiers illimités ;
• Invités illimités ;
• Historique des versions de 30 jours.

Prix : 4$ par mois facturation annuelle/ 5 $ facturation mensuelle, l’essai est gratuit.

Équipe

Ce pack comprend :

• Toutes les options du forfait Individuel Pro ;
• Espace de travail collaboratif ;
• Autorisation de partage ;
• Outils d’administration.

Prix : 8 $ par utilisateur et facturation annuelle / 10 $ facturation mensuelle, l’essai est gratuit.

Entreprise

Ce pack comprend :

• Toutes les options du forfait Équipe ;
• SSO SAML (Single Sign-On Security Assertion Markup Language) ;
• Approvisionnement des utilisateurs (SCIM) ;
• Journal d’audit ;
• Contrôles et sécurités avancées ;
• Historique des versions illimitées ;
• Gestionnaires de compte attiré (plus de 100 utilisateurs) ;
• Contrat personnalisé.

Prix : Personnalisé.

 Quels sont les avantages de Notion ?

• Notion, une application multiplateforme :
  L’un des premiers avantages de Notion est le fait qu’elle soit multiplateforme. C’est-à-dire que l’application fonctionne sur Android, iOS, Windows et sur tous les navigateurs. Notion est disponible en version ordinateur et sur les appareils mobiles.

• Enregistrer des fichiers depuis le navigateur :
  Elle permet l’enregistrement des pages Web et des fichiers locaux.

• Plusieurs outils en un seul :
  C’est l’essence même de l’invention de Notion. L’application regroupe les outils de gestions de tâches en une seule application. Ce qui facilite énormément le travail. Au lieu d’avoir plusieurs fenêtres ouvertes, il suffit d’ouvrir Notion.

• Collaborer en équipe ou travailler individuellement :
  Les forfaits de Notion intègrent le travail en équipe dont la communication et le partage des informations sont les points clés, parfait pour la direction d’un projet. Pour les particuliers, elle fournit son aide pour l’atteinte des objectifs personnels.

Quels sont les inconvénients de l'application Notion.so ?

Si Notion.so a bien évolué depuis ses débuts et propose aujourd'hui un outil remarquable, il n'en reste pas moins que sa prise en main reste difficile. En effet, il faudra un peu de temps avant de se familiariser avec l'application.

Si vous vous lancez dedans sans prendre le temps de comprendre son fonctionnement, vous risquez de revoir par la suite votre organisation dans le service en ligne.

Aussi, avant de créer votre Notion, prenez le temps de regarder quelques tutos en ligne comme celui-ci.

Notion.so est une application impressionnante qui offre beaucoup de flexibilité et de fonctionnalités. En plus de son utilité pour la prise de notes personnelle, l'application possède également des caractéristiques qui la rendent bien adaptée à une utilisation professionnelle. Les options d'intégration permettent de conserver facilement toutes vos informations en un seul endroit, et la variété des modèles de documents facilite la prise en main de l'application. Si vous recherchez un moyen efficace de prendre des notes ou de gérer des projets, Notion.so mérite d'être considéré.