Pour beaucoup d'entre nous, une réunion est synonyme de perte de temps. Cependant, il faut rappeler que son but premier est plutôt de faire un point concret sur un projet et de fixer des objectifs. Aussi, pour que vos réunions deviennent productives, voici quelques règles de base à prendre en compte.
Stop aux réunions à rallonge...
Je ne sais pas pour vous, mais si je devais compter le nombre de réunion où j'ai piqué du nez, où j'ai eu l'impression de perdre mon temps, de ne rien apprendre ou pire de revivre la réunion précédente, je pense que je n'aurai pas assez de doigts sur mes deux mains.
Malheureusement, de nos jours trop de meetings sont faites sans ordres du jour et sans objectifs précis. On parle alors de réunionite. Aussi, là où elles devraient servir à l'ensemble des personnes autour de la table dans la gestion d'un projet, elles font perdre de précieuses minutes à tous.
Ainsi, si vous devez demain organiser une réunion, vous devez vous attacher à respecter certaines règles de base afin de cadrer celle-ci. Une réunion doit avant tout être bénéfique pour tout le monde, notamment pour vous. Pour cela, le respect de l'objectif fixé initialement doit être maintenu durant toute la durée de la réunion.
Mais c'est quoi concrètement une réunion productive ? C'est surtout une rencontre où des décisions sont à prendre. Cela peut être le lancement d'un nouveau produit, la résolution d'un problème dans l'entreprise, la mise en place d'un projet, entre autres. Ainsi, une fois terminée, chaque participant doit avoir le sentiment d'avoir avancé, d'avoir appris quelque chose, d'avoir accompli une étape.
Place aux réunions productives
Comment faire pour rendre vos réunions plus productives ? Plus stimulantes pour l'ensemble de vos collaborateurs ? L'infographie si dessous liste 9 stratégies pour y arriver. Certaines semblent indispensables de nos jours pour enfin arriver à faire d'une réunion un rendez-vous utile pour l'ensemble des concernés.
Inviter les bonnes personnes
Une réunion en petit comité, uniquement avec les personnes indispensables aux projets, est toujours plus bénéfique qu'une réunion à laquelle vous invitez tous les membres d'un service dont les 3/4 ne sont pas concernés.
Pour chaque personne invitée, demandez-vous si sa présence est vraiment primordiale.
Fixer une durée
Les réunions sont souvent trop longues et à rallonge. Pour chaque réunion que vous organisez, vous devez fixer une durée précise et vous y tenir.
Définir un ordre du jour
L'ordre du jour est peut-être l'élément le plus important d'une réunion. Il vous permet d'avoir un fil conducteur lors de votre réunion et de faire savoir à chaque participant le sujet de la réunion.
Il est indispensable de définir un ordre du jour et de s'y tenir. Les points à discuter doivent alors tourner autour de ce dernier. Les débats seront donc encadrés et constructifs. Vous vous assurez, in fine, de respecter votre objectif de réunion ainsi que la durée de celle-ci.
Si d'autres points sont soulevés, vous devez les noter et les intégrer à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Définir des actions, des responsables et des échéances
Une réunion doit avoir des objectifs clairs. Il faut surtout éviter qu'elle soit juste efficace sans pour autant être effective. En effet, pour qu'une réunion soit productive, il ne suffit pas de mettre en évidence un plan d'action. Vous devez passer à l'action. Aussi, il est important qu'à la fin de celle-ci, chacun sache ce qu'il doit faire et pour quand.
Il est donc important dans la gestion de projet, de définir des tâches, leur exécutant ainsi que la date à laquelle elles doivent être faites. Un petit briefing du plan d'action et des échéances clôturera la réunion.
Infographie réalisée par Wrike - logiciel de montage de projet libre
Avec ces différentes stratégies, vous avez toutes les cartes en main pour rendre vos réunions productives et mener à bien tous vos projets.
Fondateur de Blog-United et d’autres médias en ligne, Yvan est un grand passionné du web. Blogueur depuis plus de 15 ans, il est fan de séries, de jeux vidéo, d’Art, de sport ou encore de nouvelles technologies.
