Comment réduire les frais de fonctionnement de son entreprise ?

Mise à jour le 29/10/2020Business

Encore appelés frais généraux, les frais de fonctionnement sont une catégorie de dépenses destinées à soutenir l’activité de l’entreprise. Ils sont nécessaires à son fonctionnement, mais ne servent pas directement à la production des biens ou services vendus. Tous calculs faits, ils représentent jusqu’à 20 à 40% des dépenses totales des entreprises en fonction du secteur d’activité auquel elles appartiennent. Mais il est possible de réduire les frais de fonctionnement. Comment y parvenir ? Sur quels postes faut-il agir ? Réponses.

Comment réduire les frais de fonctionnement ?

Les frais de fonctionnement réduisent considérablement les revenus et peuvent engendrer un important stress financier dans la gestion des activités courantes des entreprises. Si vous avez l’impression que vos frais de fonctionnement sont trop importants, il est possible de les évaluer et de les réduire. Voici quelques leviers sur lesquels vous devez agir pour réduire les frais.

Agir sur les frais d’impression

Selon certaines études, le budget d’impression représente entre 1 à 5% du chiffre d’affaires annuel des entreprises. Commencez donc par réduire le gaspillage de papier en encourageant par exemple l’utilisation du recto et du verso des papiers lorsque cela est possible.

Vous pouvez également opter pour des toners compatibles avec vos imprimantes et photocopieurs, bien moins chers que les originaux. Un site comme TonerPartenaire.fr propose jusqu'à 95% d'économies.

Agir sur les frais de déplacement

Quand on fait le point, les déplacements du personnel de l’entreprise peuvent être réduits sans que cela n’affecte la qualité des produits ou services de l’entreprise. Pour réduire les frais de déplacements, vous pouvez par exemple réserver les voyages en train à l’avance et les chambres d’hôtels à la dernière minute.

Essayez également de réaliser des économies sur les frais de locations de véhicules, les frais de restauration, etc. Les réunions qui occasionnent d’énormes frais de déplacement peuvent également être faites en visioconférence.

Optimiser la gestion de vos stocks de fournitures

Pour une utilisation optimale des stocks de fournitures, il faut sensibiliser les membres du personnel sur les avantages que représente pour l’entreprise, la gestion optimale des stocks de stylos, d’agrafeuses et d’agrafes, de cahiers, de trombone, de chemises dossier, etc.

La gestion des stocks doit ensuite être confiée à un responsable qui en assurera la sécurité, la distribution. Vous pouvez aussi penser à ne commander que les quantités exactes de fournitures dont vous avez réellement besoin par période, et pas plus.

Encourager la concurrence entre vos fournisseurs

Si vous n’effectuez vos achats que chez les mêmes fournisseurs depuis plusieurs années, demandez des devis auprès d’autres entreprises. Cela vous permettra de vérifier si, à qualité de service ou de bien égale, vous pouvez bénéficier de tarifs plus intéressants.

Par exemple, le prix des contrats d’assurance varient généralement en fonction de l’assureur, de la saison et en fonction de l’intensité de la concurrence dans le secteur. N’hésitez donc pas à comparer les offres de plusieurs entreprises pour un même produit et de sélectionner la plus avantageuse.

Quand réduire les frais de fonctionnement de son entreprise ?

Pris dans leur ensemble, les frais de fonctionnement sont des composantes indissociables de la vie courante de l’entreprise. Bien qu’ils ne soient pas intrinsèquement liés à la production des biens et des services offerts par l’entreprise, il est impossible de les supprimer sans causer un préjudice à la vie même de l’entreprise. 

Vous pouvez – vous devez – quand même décider de lancer un plan de réduction de vos frais de fonctionnement. Et il ne faut pas attendre que l’entreprise se retrouve en difficulté financière pour le faire. En fait, lorsqu’une entreprise se trouve en difficulté, les efforts de réduction de coûts tendent à être concentrés sur les charges directes, telles que le coût des matières premières.

D’une manière ou d’une autre, une telle stratégie aboutira à une diminution certaine de la qualité du produit ou du service, ce qui risque d’affecter les ventes sur le long terme et/ou faire perdre à l’entreprise de sa clientèle. Si vous voulez réduire les coûts de fonctionnement, faites-le donc lors des discussions relatives aux budgets et surtout en des moments où il n’y a pas de problèmes financiers particuliers dans l’entreprise.

Si vous parvenez à maintenir vos frais de fonctionnement à un niveau inférieur à leur niveau habituel, vous ressentirez non seulement une amélioration du niveau de vos revenus, mais aussi du niveau de discipline de vos employés en général. Résultat, c’est toute l’organisation qui en bénéficie.

 

A lire :   5 startups innovantes à découvrir - Épisode 7