Les travailleurs français ont droit à des congés payés depuis 1936. Toutefois, les entreprises doivent planifier efficacement ces moments de pause nécessaires aux salariés, pour ne pas être pénalisées. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, nous vous invitons à découvrir dans ce billet quelques astuces pour gérer efficacement les congés de vos employés.
Gestion des congés salariés : de quoi s’agit-il ?
La gestion des congés des salariés n’est rien d’autre que l’ensemble des mesures à prendre pour gérer efficacement les absences temporaires au sein des entreprises. Son but est de permettre aux entreprises de continuer à fonctionner normalement lors des absences des employés. Quelle que soit donc la taille d’une société, le recours au logiciel pour la gestion des congés est une nécessité.
Quels sont les éléments à prendre en compte pour bien organiser l’ordre des départs en congé ?
Les congés salariés doivent être bien organisés pour que les absences n’aient pas une incidence sur les activités de l’entreprise. Pour cela, prendre certaines dispositions s'avère indispensable.
Prévenir à temps le personnel
La toute première mesure à prendre pour réussir l’organisation des départs en congé est de communiquer à temps la période de prise de congés au personnel. Selon la législation en vigueur en France, les travailleurs ont droit à 5 semaines de congés payés par an.
En principe, ces derniers doivent être pris entre le 1er juin et le 31 mai. Toutefois, les entreprises ont la possibilité de fixer une période de congés différente à travers un accord d’entreprise ou une convention collective.
Déterminer l’ordre de départ en congé
Après avoir défini la période de départ en congés du personnel, vous devez à présent fixer l’ordre de départ. S’il est vrai que les salariés peuvent proposer des dates qui les arrangent, le dernier mot revient à l’employeur qui prend en compte généralement des critères tels que : l’ancienneté du salarié, sa position, ou encore sa situation familiale (période de congé du conjoint ou des enfants, date de droits de garde pour les salariés séparés ou divorcés, etc.).
Par ailleurs, il convient de signaler que l’employeur a la possibilité de modifier la date de départ en congé fixé pour une raison ou une autre. Toutefois, il doit le faire plus d’un mois à l’avance.
S’assurer de la prise des congés
Prendre des congés est nécessaire pour la santé mentale et physique des travailleurs. L’employeur doit donc s’assurer que ses collaborateurs respectent les dates convenues.
Par ailleurs, étant donné que les congés sont répartis sur diverses périodes, l’entreprise doit veiller à ce que chaque salarié bénéficie effectivement du nombre de jours de congé prévu par le législateur. Pour cela, un logiciel de gestion de congés payés est très utile.
Quels sont les outils à utiliser pour le planning de congé ?
Comme nous venons de le mentionner, vous aurez besoin d’un outil de congés pour suivre efficacement les périodes d’absence de votre personnel. Très utile, ce logiciel de gestion de congés permet à l’équipe des ressources humaines, les managers, et les salariés d’avoir une vue globale du planning des congés.
Sur le marché, on retrouve des outils de gestion du planning des congés du personnel en ligne qui permettent aux travailleurs d’effectuer facilement leur demande de congés, de visualiser leur solde de congés, de suivre le statut de validation des demandes, et de vérifier les jours d’absence des membres de leur équipe.
Les managers de leur côté peuvent aussi s’en servir pour visualiser et valider les congés de leur équipe.
Le recours à un tableau des congés Excel est-il une bonne idée ?
Il existe des logiciels facilitant la gestion du calendrier particulièrement performants sur le marché. Toutefois, vous devrez payer pour profiter de leurs services.
Compte tenu des enjeux, ce sont des solutions particulièrement conseillées aux professionnels.
Pour les petites entreprises disposant de peu de moyen, le recours à un tableau des congés Excel est une alternative. Sachez toutefois que cette option présente des limites, du fait de la multiplication des données. N’hésitez donc pas à investir dans un outil de demande de congés payés plus fiable. À terme, vous rentabiliserez sans aucun doute cet investissement qui vous évitera de vous retrouver en difficulté du fait d’une absence mal planifiée.
Fondateur de Blog-United et d’autres médias en ligne, Yvan est un grand passionné du web. Blogueur depuis plus de 15 ans, il est fan de séries, de jeux vidéo, d’Art, de sport ou encore de nouvelles technologies.
