6 conseils pour réussir une gestion de projet

par Mise à jour le 23/10/2019Business

Votre responsable vient de vous confier un projet ? Vous n’en avez jamais gérer auparavant ? C’est donc le moment de vous jeter dans la gueule du loup ! Et vous êtes au bon endroit : nous allons vous donner quelques conseils pour réussir une gestion de projet.

Bien définir les objectifs et les tâches du projet

Avant de commencer un projet, il faut tout d’abord bien le définir. Vous devez donc connaître les tenants et les aboutissants de ce fameux projet.

Pour se faire, vous pouvez définir les objectifs. Cela vous permettra d’orienter ce dernier au mieux. Il est donc important, lors d'une conduite de projet, d’avoir des objectifs bien définis et de les garder en tête. C’est le fil rouge de ce dernier.

Lorsque les objectifs sont définis, il est important de définir les tâches que le projet comporte. Bien évidemment, il ne s’agit pas de rentrer dans les détails de chacune des tâches, mais juste d’avoir une vision globale. C’est également le moment de veiller à ce que chaque tâche soit cohérente avec celle qui la précède et celle qui lui succède.

Notons également que vous devez toujours avoir en tête, les différents livrables que l’on vous demande. Ce sont des points d’étapes clés à rendre à un client. En d’autres termes, chaque livrable correspond à une date précise.

Il s’agit donc de prendre en compte les différentes deadlines imposées, mais aussi de voir si certaines tâches peuvent avoir des délais plus longs ou non.

Réussir sa gestion de projet avec une bonne cohésion d'équipe

Une fois que votre projet est clairement défini, il ne vous reste plus qu’à sélectionner les personnes qui participeront à ce dernier. En effet, c’est au chef de projet de choisir les personnes qu’ils pensent être les meilleures pour tel ou tel projet. Il s’agit donc de monter une équipe.

Une fois cette dernière faites, il faut créer une cohésion d’équipe. En effet, chacune des personnes n’a pas forcément l’habitude de travailler avec les autres. Il vaut donc mieux faire en sorte que tout le monde puisse travailler ensemble dans les meilleures conditions.

Chacun doit apprendre à connaître les autres et être tolérant. En d’autres termes, chaque membre de l’équipe peut donner des idées. L’écoute entre les membres de l’équipe est donc primordiale !

Cependant, il faut prendre en compte que le travail en équipe n’est pas toujours facile. En effet, certains seront plus individualistes que d’autres. C’est à ce moment-là que la cohésion d’équipe est importante !

De plus, le chef de projet sera également présent en support, pour valider les différentes tâches, mais aussi pour jouer un rôle de médiateur lorsqu’il y a un problème.

Prendre en compte les contraintes et deadlines

Une fois que l’équipe est montée et que le projet est défini, il faut prendre un temps pour étudier les différentes deadlines qu’il y a. Aussi, il est important de savoir que chaque tâche peut avoir des contraintes. Ces dernières ne sont pas à négliger, elles font partie du projet.

Cette troisième étape permet donc de faire un planning et de mettre en évidence les tâches qui sont prioritaires. Certaines sont plus importantes que d’autres, il faut donc les faire en premier.

Notons également qu’il est important de mettre en avant les tâches secondaires également. Ce n’est pas parce qu’elles sont moins importantes, qu’il ne faut pas les prendre en compte dans le planning.

Pour simplifier le calendrier du projet, un logiciel tel que Gantt peut être utilisé. Il permet de planifier un projet en le découpant en tâches, le tout sous forme d'un schéma clair appelé diagramme de Gantt.

Définir les rôles de chacun pour une gestion de projet réussie

La définition des rôles de chacun des membres de l’équipe est la quatrième étape pour réussir le management de projet. En effet, le chef de projet a choisi son équipe en fonction des compétences de chacun. Il est donc évident, que chaque membre de l’équipe doit respecter le travailler des autres.

Définir les rôles de chaque personne est une étape importante. C’est celle-ci qui permettra à tout le monde de savoir ce qu’il a le droit de faire ou non.

Par un souci d’organisation, chaque membre doit savoir ce qu’il doit faire. Cependant, ce n’est pas parce qu’une tâche est faite par une personne de l’équipe, que les autres n’ont pas le droit d’y jeter ou œil ou même de l’aider.

Faire des retours réguliers avec l'équipe

Lors d’un projet, il est important de faire un point d'avancement chaque semaine. En effet, cela permet au chef de projet de savoir où l’équipe en est. Ainsi, il peut ajuster les délais pour chacune des tâches.

Durant cette phase, le chef de projet suit le projet. Il est en appui, lorsque l’équipe a besoin d’aide. Mais son rôle principal reste tout de même de piloter le projet et veiller à ce que chaque membre de l’équipe fasse son travail correctement.

Bien penser à faire un retour sur expérience (REX)

Le projet est terminé ? Pour bien réussir une gestion de projet, il est important de faire un retour entre le chef de projet et l’équipe. En effet, cela permet à chacun de savoir ce qu’il a de bien ou de moins bien, pour s’améliorer lors du prochain projet.

Le retour sur expérience (ou REX) est donc le moment où chacun peut s’exprimer. Faire ce genre de petites réunions permet vraiment de renforcer la cohésion d’équipe pour le projet suivant. En effet, chacun aura l’opportunité d’exprimer son point de vue tant sur les missions effectuées, que sur l’équipe de manière générale. C’est une façon de crever les abcès, si certaines personnes n’ont pas réussis à s’entendre correctement.

Pour conclure, la gestion d’un projet n’est pas une chose aisée. En effet, il faut prendre en considération un certain nombre de paramètres qu’il ne faut pas négliger. Le chef de projet est donc au centre de toutes les attentions. Il est le moteur de l’équipe. C’est à lui qu’il faut se référer en cas de problème.

Mais c’est aussi la personne qui permet de faire réussir ou non un projet. En effet, si ce dernier ne prend pas les bonnes personnes pour un projet spécifique, cela risque d’être très compliqué pour que ce dernier aboutisse.

Enfin sachez que plusieurs méthodologies de gestion de projet existent, il est donc possible de s'appuyer dessus.

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