Organisateur d’événement, comment choisir ?

par 27/01/2020Business

Choisir une agence événementielle ne se fait pas à l’improviste ! Il y a beaucoup de prestataires et le choix peut être compliqué. Que ce soit pour une réunion d’entreprise, un séminaire, une conférence, un team building… ou encore pour un voyage incentive, il est important de prendre en compte certains points pour choisir un bon organisateur d’événements. Ne vous en faites pas ! Nous vous dirons tout.

Rédiger un brief

Avant de rechercher un organisateur d’événement, il est indispensable de rédiger un brief complet (cahier des charges) pour définir vos besoins, et ainsi recevoir les offres les plus précises et adaptées.

Le brief est un document qui doit contenir de nombreux éléments, notamment :

  • Le type et le format souhaité pour votre événement ;
  • Les objectifs de votre manifestation ;
  • La date ;
  • Le public cible ;
  • Le budget prévu ;

Une fois les prestataires briefés, ils détiennent les bases pour préparer des offres adaptées à vos besoins. A noter que les agences événementielles peuvent vous poser d’autres questions pour peaufiner leur offre.

Le contexte de l'événement

Le choix du prestataire dépend du contexte de l’événement. Il faut savoir qu’il y a des agences qui offrent des prestations générales et d’autres qui proposent des prestations partielles.

Il est donc important de confier l’organisation de votre événement à un expert en votre domaine de manifestation.

Le professionnalisme de l’agence

Le professionnalisme est le premier critère à considérer pour choisir une agence événementielle. Il est important de faire confiance en un prestataire qui comprenne le message que vous souhaité passé à travers l’événement organisé, et ce pour qu’il mette en avant votre image de marque.

Orientez-vous vers un professionnel qui a de l’expérience et qui connait son métier. C'est par exemple le cas d'une agence telle que Event Success. Elle organise, depuis maintenant plus de 15 ans, des événements pour de très grandes marques.

Le côté relationnel

Le relationnel est un élément indispensable pour faire le bon choix. Pour réserver une salle de réunion par exemple, vous serez en contact direct avec un responsable qui se charge de l’organisation de votre événement.

Une bonne relation, c’est la garantie d’avoir une bonne collaboration avec l’agence. Le responsable doit être attentif et à votre écoute pour comprendre vos besoins et mettre tout en place pour vous offrir l’offre parfaite. Cela démontre que le prestataire est engagée et responsable auprès de ses clients.

Les références de l’agence événementielle

Les références du prestataire ne doivent pas être négligées. C’est un point qui montre la réactivité et le professionnalisme de l’agence. En général, les organisateurs mettent sur leur site web leurs références, ce qui nous permet d’avoir une idée bien claire concernant les clients qui leur ont fait confiance.

Rappelons qu’il est recommandé de contacter un (ou plusieurs) client qui a déjà travaillé avec l’agence pour avoir plus de renseignements. Ces dernières vous aideront à faire le bon choix. A noter qu’il est possible de demander au responsable de l’agence de vous fournir les coordonnées de certains clients que vous pourriez joindre pour échanger avec eux.

Vous pouvez également parcourir les témoignages des clients de l’agence posés sur le site web. N’hésitez pas à consulter les publications faites par les prestataires sur les réseaux sociaux pour avoir une idée concernant la qualité des événements organisés, les commentaires postés par la communauté, les avis, etc.

Les tarifs d'une agence événementielle

Pour bien choisir une agence événementielle, le tarif est le point le plus important à considérer. Pour rappel, la plupart des prestataires proposent des devis gratuits, ce qui vous permet de comparer entre les différentes offres et choisir celle qui  vous convient le plus à vos besoins et surtout à votre budget.

Pour l’organisation d’un séminaire ou d’une conférence, le rapport qualité/prix est un argument décisif. Pour évaluer la proposition de l’agence, vous pouvez vous baser sur plusieurs critères, notamment le respect du budget, mais aussi la réactivité du prestataire, la pertinence de la réponse, etc.  

Attention ! Il est recommandé d’éviter les offres low-cost. Souvent, les services à coût bas portent un coup sur la qualité de la prestation fournie.

Dans tous les cas, il est conseillé de choisir un organisateur d’événement avec qui vous vous sentez à l’aise, sachant qu’il est préférable de prévoir plusieurs rendez-vous avec le prestataire avant de lui confier l’organisation de votre événement.

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