Vous n'êtes pas sans le savoir que plus il y a du monde sur un projet, plus il est difficile d'organiser celui-ci. Entre les "qui fait quoi", les difficultés de communication ou encore les délais d'attente auprès des collègues, on est estime à 25% de temps perdu.
C'est pourquoi toute équipe a besoin d'outils de gestion du travail pour travailler de manière plus rationnelle et organisée.
Trop de projets mal gérés sans outils de gestion du travail
L'infographie ci-dessous nous illustre les difficultés auxquelles un responsable d'une équipe est confrontée dans la gestion de projet. Certaines semblent surréalistes comme le fait que 42% des employés utilisent des informations erronées.
Si on estime à 25% du temps de travail perdu chaque jour pour rechercher des informations, 50% de la durée d'un projet se passe à attendre la prochaine étape.
On peut noter également que si un responsable peut compter sur son équipe, les relations transverses avec d'autres équipes sont quasiment inexistantes.
C'est pourquoi, recourir à un logiciel de gestion de projet peut être une solution efficace pour éviter certaines errances habituelles. Ces outils permettent de centraliser un maximum d'informations à un même endroit accessibles à l'ensemble des membres du projet.
Infographie réalisée par Wrike - logiciel de gestion de projet d'entreprise
Les avantages des outils de gestion du travail
L'utilisation d'outils de gestion du travail présente de nombreux avantages. Le plus évident est peut-être qu'ils peuvent vous aider à être plus organisé et plus efficace dans votre travail.
Lorsque toutes vos tâches et échéances sont regroupées au même endroit, il est plus facile de savoir ce qui doit être fait et quand. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et de frustration, en particulier si vous travaillez sur plusieurs projets simultanément.
En outre, les outils de gestion du travail peuvent vous aider à mieux collaborer avec les membres de votre équipe. En partageant les informations et les fichiers par voie électronique, il est plus facile de rester sur la même longueur d'onde et de travailler ensemble efficacement.
Dans l'ensemble, les outils de gestion du travail peuvent avoir un impact positif sur votre productivité individuelle et sur les performances de votre équipe.
Quelques conseils pour mieux gérer vos projets
La gestion de projet est le processus de planification, d'exécution et de suivi de l'avancement d'un projet. Elle implique la fixation d'objectifs, la conception d'un plan de travail et l'attribution de tâches. Un chef de projet efficace doit également être capable de communiquer avec tous les membres de l'équipe de projet et de suivre le budget du projet.
Voici quatre conseils pour une meilleure gestion de projet avec ou sans outils de gestion du travail :
1. Définissez la portée du projet. Il s'agit de fixer des buts et des objectifs clairs, ainsi que de décrire les tâches à accomplir pour atteindre ces buts.
2. Créez un plan de projet détaillé. Ce plan doit comprendre un calendrier, une liste des tâches à accomplir et des échéances pour chaque tâche.
3. Communiquez régulièrement avec tous les membres de l'équipe de projet. Cela inclut des mises à jour sur l'avancement du projet, ainsi que toute modification du plan de projet.
4. Contrôlez le budget du projet. Cela permet de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie financièrement et d'éviter tout dépassement de coût.
