7 astuces pour améliorer sa téléphonie d’entreprise

Largement plébiscitée dans les milieux professionnels, la téléphonie d'entreprise, communément appelée téléphonie IP (ou VoIP), est une nouvelle technologie de la communication qui consiste à utiliser le réseau internet haut débit en lieu et place des traditionnelles prises terrestres. Économique, sécurisée, et hautement performante, la téléphonie IP s'adapte parfaitement au monde de l'entreprise, où elle facilite non seulement les échanges à tous les niveaux (système d'accueil téléphonique, appels internes, mode conférence, …), mais offre également de nouvelles fonctionnalités essentielles pour améliorer son service client et se démarquer de la concurrence (numéro international, gestion des boîtes vocales, click-to-call, …).

À l'heure où les nouvelles technologies influent grandement sur le positionnement et l'image de marque d'une société, voici 7 conseils et astuces pour vous aider à améliorer votre téléphonie d'entreprise.

Externaliser son standard téléphonique

Pour améliorer sa téléphonie d'entreprise et renforcer son image de marque, l'une des solutions consiste à déléguer l'ensemble du standard téléphonique et des opérations qui y sont associées à une tierce entreprise.

Entièrement gérés par des professionnels spécialisés dans l'accueil téléphonique, les appels entrants sont alors mieux pris en charge, recevant un traitement personnalisé, rapide, et hautement qualitatif. Cela se traduit par des gains conséquents en terme de productivité, de réactivité, et de satisfaction client, pour un coût relativement économique.

Entièrement modulable en fonction du secteur d'activité et de l'image de votre entreprise, cette alternative séduit de plus en plus de sociétés, quelle que soit leur taille.

Personnaliser les messageries et boîtes vocales

Il est important d'investir dans un standard téléphonique moderne capable de programmer et personnaliser les différents messages d'accueil de votre entreprise. En effet, la bonne gestion de vos messages d'attente, systèmes d'accueil, et autres boîtes vocales, est cruciale pour transmettre à votre clientèle une image de sérieux et de professionnalisme.

Pensez, par exemple, à modifier régulièrement les messages enregistrés en fonction des époques de l'année (vacances, anniversaire de l'entreprise, fêtes de fin d'année, …). Vous pouvez également dresser un planning pour diffuser des messages précis à des moments bien spécifiques, ou encore changer les messages d'accueil diffusés en fonction des services contactés.

Utiliser l'option de pré-décrochage

L'option pré-décroché, proposée par l'immense majorité des entreprises de téléphonie IP, consiste à décrocher systématiquement tous les appels entrants (immédiatement, au bout de quelques secondes, ou encore après un certain nombre de sonneries, par exemple). Le client est alors automatiquement mis en attente, jusqu'à ce que l'opérateur finisse sa tâche et/ou conversation en cours et soit en mesure de prendre en charge l'appel.

Cette fonctionnalité est idéale pour améliorer sa téléphonie d'entreprise. Vous avez en effet la garantie qu'aucun appel ne se perde.

Lorsque les bureaux sont fermés pour congés annuels, il vous suffit simplement de désactiver la fonctionnalité et de programmer un message d'accueil spécifique.

Mettre en place un serveur vocal interactif et personnalisé

Téléphonie en entreprise

Le serveur vocal interactif est une alternative de choix pour améliorer sa téléphonie d'entreprise et ne manquer aucun appel entrant. Largement répandu dans le monde de l'entreprise, il permet de filtrer et rediriger les appels de manière automatique en fonction des choix et des indications de l'interlocuteur (qu'il réalise en pressant les différentes touches de son clavier téléphonique).

Non seulement vous ne perdez aucune communication, puisque tous les appels entrants sont pris en charge, mais vous désengorgez aussi votre service client, certaines demandes pouvant en effet être traitées directement, et de façon entièrement automatisée, par le logiciel vocal interactif (suivi de commande, consultation de solde, modification de données personnelles, ...).

Opter pour des numéros internationaux

Pour améliorer sa téléphonie d'entreprise, développer son business et élargir sa présence à l'international, l'obtention de numéros internationaux est un pré-requis presque indispensable. Très concrètement, elle permet à votre société d'acheter – et donc de disposer – de numéros de téléphone virtuels dans le(s) pays de votre choix, et ce sans y être présente physiquement.

Vos clients se trouvant à l'étranger pourront alors entrer en contact avec vous à moindre coût (au prix d'un appel local), ce qui vous permettra de consolider à la fois votre présence et votre audience dans une destination donnée.

Intégrer son numéro d'entreprise au bouton click-to-call

Le service click-to-call est une solution particulièrement intéressante pour les sociétés souhaitant développer leur téléphonie d'entreprise et faciliter les interactions avec leurs clients. Cette fonctionnalité consiste en effet à associer votre numéro de téléphone d'entreprise au bouton click-to-call présent sur votre page web, applications et autres réseaux sociaux.

Votre interlocuteur peut alors vous contacter simplement, rapidement, et gratuitement, par un simple clic. Une facilité de contact susceptible de renforcer considérablement votre image de marque, mais aussi d'augmenter votre taux de conversion (et, par conséquent, vos ventes). Rapide, efficace, et simple à implémenter, le click-to-call est aujourd'hui un indispensable pour tout business.

Perfectionner son système de conference call

C'est l'un des grands enjeux d'une téléphonie d'entreprise réussie, performante, et efficace : favoriser les interactions clients-entreprises, mais aussi employés-employés.

À l'heure où les nouvelles technologies de l'information et de la communication transforment les relations interpersonnelles, il est important, pour une entreprise, de disposer d'un logiciel de conference call efficace, que ce soit pour planifier une expansion internationale et/ou mettre en relation des collaborateurs séparés géographiquement par des centaines, voire des milliers de kilomètres. Ce sont des gains de temps et d'argent non négligeables pour une société.

Par ailleurs, notez que certains systèmes de vidéoconférence peuvent même accueillir jusqu'à plusieurs centaines de participants, ce qui est idéal pour planifier de grosses réunions internationales.

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